Túlélési útmutató nem csak könyvelőknek, nem csak beszámolószezonra
Létezik a túlterheltségnek az a foka, amikor munkahelyünkön már nem az előttünk álló feladatok sorát látjuk, hanem egy folyamatosan vibráló, összefolyó zajt érzékelünk. Tudjuk, hogy valahogy kezelni kellene az ebből adódó feszültséget, de egyelőre arra nincs ötletünk, hogyan.
Mert ahhoz lassítani kellene…
Megérteni, hogy mi okozta a kialakult helyzetet, tervezni és átgondolni mit és milyen sorrendben csináljunk, időigényes feladat. Márpedig, ha megállunk és nem rohanunk a napi teendőkkel, akkor azok csak tovább gyűlnek és csak még jobban elmaradunk; pedig már most sem látni végét.
A májusi időszakban ez szinte minden könyvelőnek ismerős érzés, igaz?
Egy ilyen megterhelő időszak legtöbbször nem feltétlen magától az elvégzendő munkától fárasztó igazán, sokkal inkább attól, hogy úgy érzékeljük, minden egyszerre fontos is és sürgős is.
Ez óriási mentális túlterhelés.
A munkapszichológia régóta vizsgálja, mi történik az emberi figyelemmel tartós nyomás alatt. Az egyik legfontosabb megállapítás, hogy stresszhelyzetben az agyunk automatikusan beszűkíti a fókuszt. Így nem a valóban fontos dolgokra reagálunk először, hanem a leghangosabb ingerekre.
Ilyesmire gondolok, például:
- arra az ügyfélre figyelünk, aki három felkiáltójelet ír az email tárgyába,
- arra a kollégára koncentrálunk, aki nem tágít az asztalunk mellől és azonnali választ vár,
- arra a telefonhívásra reagálunk, ami egymás után többször is hív.
Ezek az ingerek teljesen természetes módon megszakítják a koncentrációt és szétesik a figyelmünk.
Modern munkakörnyezetben a sürgősségérzetünk sokszor mesterségesen jön létre és nem azért, mert az eset valóban sürgető volna. Várni senki nem szeret, ezért sokszor kétségbeesetten futunk az azonnali megoldások után.
Amikor valaki hosszú időn át ilyen ingerterheléses működésben dolgozik, az előbb-utóbb elveszíti a priorizálási képességét és a hangos inger miatt megszakítja a fókuszált munkát.
Azonban minden megszakításnak komoly ára van. Egy rövid telefonhívás vagy soron kívül átfutott e-mail után percekbe telik, mire az agyunk visszatalál az eredeti gondolatmenethez. Ez a mentális újrakapcsolódás rengeteg energiát emészt fel.
Ezért fordul elő, hogy egész nap dolgoztál, mégis estére olyan érzésed van, hogy valójában semmivel nem haladtál.
Az üzleti coachingban számos praktika létezik a hatékonyabb időmenedzsment és priorizálás támogatására. Utóbbihoz kapcsolódva hoztam most el az egyik legnépszerűbbet, az Eisenhower mátrixot.
Az eszköz a nevét Dwight D. Eisenhower után kapta, aki az Egyesült Államok 34. elnöke és korábban ötcsillagos tábornok volt. Híres arról, hogy rendkívül hatékonyan priorizált. Egy gyakran idézett gondolata körülbelül így fordítható:
„Ami fontos, ritkán sürgős. Ami sürgős, ritkán fontos.”
A mátrix lényege, hogy a feladatokat ne csak sürgősségük alapján kezeljük, hanem fontosság alapján is. Így egy teendő kapcsán célszerű két kérdést feltennünk magunknak.
- Sürgős ez a feladat?
- Fontos ez a feladat?
Általában a sürgős dolgokra reagálunk, holott a hatékony működés abból épül fel, hogy a fontos dolgokra tudatosan időt allokálunk még azelőtt, hogy a teendők kritikussá válnának.
A mátrix a feladatokat a két kérdés mentén négy csoportba rendezi:
- Sürgős és fontos is? – Csináld meg azonnal!
- Fontos, de nem sürgős? – Tervezd be, erre kell a legtöbb fókusz!
- Sürgős, de nem fontos? – Delegáld valaki másnak!
- Nem sürgős és nem fontos? Töröld a teendők listájáról!
Egy ’sürgős és fontos feladat’ például egy aznapi beadási határidő vagy egy kritikus hiba kijavítása azonnali figyelmet igényelnek, ez nem kérdés.
Rengeteg olyan inger ér azonban bennünket a nap során, ami csak sürgősségérzetet kelt. Ilyen lehet például egy ügyfél pánikszerű e-mailje.
Attól, hogy valaki ideges vagy ő sürgősnek vél valamit még nem biztos, hogy azonnal reagálnunk kell.
Érdemes elolvasni ezt a mondatot még egyszer. Mert, ha ezt a tényt tudatosítjuk magunkban, az már önmagában rendkívül felszabadító lehet mentálisan.
Vannak például olyan szolgáltatói szektorok, amikben kimutathatóan magas a kiégés aránya. Ők jellemzően azért merülnek ki teljesen, mert minden ügyfélfeszültséget automatikusan saját sürgősségként kezelnek. Ilyenek jellemzően az ügyfélszolgálat és a helpdesk területe.
A professzionális működés egyik legjellegzetesebb paramétere, hogy képesek vagyunk önmagunk számára teret tartani a lényegi teendőkre.
Ha ezt most könyvelőként olvasod, elsőre furcsának tűnhet, de megéri kísérletezni hasonló mondatokkal:
„Köszönöm a hívásod/leveled. Jelenleg egy holnapi határidős anyagon dolgozom (helyettesítsd be kedvedre), ezt az ügyet legkorábban pénteken tudom teljes figyelemmel átnézni.”
Egy ilyen határmeghúzás nem elutasítás, nem is udvariatlanság. Ez lehet a strukturált működésünk felé vezető út következő mérföldköve.
A másik fontos kategóriát a feladatok kapták, amelyek ’nem sürgősek, viszont hosszú távon fontosak’.
Ide tartozik minden, ami időigényes, például a rendszerezés, automatizálás, ügyfél edukáció, folyamatépítés stb. és a pihenés is.
Amikor nő a nyomás, legtöbben utóbbit hagyjuk el először, pedig hosszú távon éppen annak a rendszeres megléte csökkentené a káoszt. Fontos volna tudatosítanunk, hogy a regeneráció nem luxus és nem jutalom. A pihenés egy idegrendszeri szükségletünk.
A tartósan túlterhelt agy egyre rosszabbul priorizál, bizonyos idő elteltével minden ugyanolyan sürgősnek érződik. Innen pedig már csak egy lépés a kiégés.
A kiégés egyébként sokszor nem drámai összeomlással kezdődik; egyik apró, de annál egyértelműbb jele, hogy tartósan képtelenek vagyunk rendet tenni a saját mentális terünkben. A kiégés (burnout) egy nagyon szerteágazó téma; egy elkövetkezendő írás témája lehet.
Az Eisenhower mátrix másik két csoportját a ’sürgős, de nem fontos’, illetve a ’nem sürgős és nem fontos’ feladatok kapták. Előbbiek esetén a teendő, hogy át tudjuk adni valakinek, ne mi csináljuk meg, utóbbi csoportba tartozó feladatokat pedig teljesen engedjük el. Töröljük bátran a teendő listáról!
Amennyiben ezt a blogot könyvelőként olvasod arra buzdítanálak, hogy használd ki az adódó alkalmat, és lezárva az idei beszámoló szezont még melegében vond le a tanulságokat! Tökéletes alkalom ez arra, hogy megkíséreld átkeretezni a priorizálási szokásaidat.
Ha úgy döntenél, teszel egy kísérletet, itt találod hozzá a sablont. Ennek alapján érdemes felosztani a heti teendő listád.
Érdemes tenni egy próbát; végülis ha a néhai amerikai elnöknek működött, meglehet, hogy nekünk is előnyünkre válik. A tapasztalat birtokában már el tudjuk dönteni, hogy alkalmas-e az eszköz arra, hogy egy nyugalmasabb, professzionálisabb működés kialakításában és fenntartásában legyen a segítségünkre.
Az Eisenhower mátrix évtizedek óta töretlen népszerűséggel bír. Számomra a legfontosabb üzenete az, hogy a hatékony működés nem feltétlen időgazdálkodási kérdés; sokkal inkább a figyelem irányáról szól. Arról, hogy mire reagálunk automatikusan, és milyen teendőkre tartunk fenn tudatosan időt, még azelőtt, hogy probléma keletkezne.
Az időhiány a legtöbbünknek az egyik legégetőbb kérdés. Ez az eszköz abban segíthet, hogy adott időkerettel, de a mostaninál tudatosabb figyelemgazdálkodással többet hozhassunk ki a mindennapjainkból.
…hiszen, ahol emberekkel dolgozunk, ott üzlet és pszichológia egymást formálja.
