Az eddigi leckék során arról írtam, miért létkérdés egy könyvelőiroda számára a minőségi ügyfélkör és hogyan indulj el a felépítéséhez. Most a legjobb ügyfeleink osztják meg veled, milyenné vált az életük azután, hogy új szintre emelték az ügyfélkörüket és emellett a könyvelés digitalizálása révén papírmentessé tették az irodájukat.
Ez a kettő összefügg, mert a könyvelés digitalizálása révén több iroda egyszerűen ultimátumot tudott adni ügyfeleinek, hogy aki nem partner a könyvelés digitalizálásában, annak év végén fel is út, le is út (volt, ahol senki nem ment el, volt ahol 3-an mentek el 100-ból, ez utóbbi volt a legtöbb). Olyan iroda is van, aki inkább extra díjat kér a papírszámlák beszkenneléséért, de ők is csak olyan ügyfélnek csinálják meg, aki egyébként minden más téren ideális partner.
Nézzük akkor, hogy változott meg az életük mind a papírmentes könyvelő irodává válás, mind a minőségi ügykör kiépítése révén:
Ők már elég régóta digitalizált megoldásokban gondolkoznak, ez Andrea nagyvállalati múltjának köszönhető. Már 15 éve távoli elérés volt a kollégái számítógépén, mert úgy képzelte el, hogy előbb-utóbb majd távolból is tudnak dolgozni.
Ők egy tanácsadó szemléletű könyvelési szolgáltató cég, ezért az értékes idejüket nem manuális, alacsony hozzáadott értékű feladatokra akarják elpazarolni, ezért folyamatosan keresi az ezt segítő digitális megoldásokat. Nem elég a digitalizáció, emellé jól szervezett folyamatok is kellenek.
Elmondható, hogy az igényes, minőségi ügyfelek ezt keresik. Nemcsak egy könyvelőt, aki lekönyveli, ami a törvényben elő van írva, hanem aki a vállalkozás külsős főkönyvelőjévé válik. Egy vállalatnál a főkönyvelő inkább tanácsadó, szakértő, mint könyvelő. Nagyon sok mindenhez hozzá tud, és hozzá is kell szólnia, mint pl.
Andreáék így ugyanannyi munkaidő ráfordítással dupla-tripla ügyfelet tudnak ellátni úgy, hogy náluk nincs túlóra!
Az év közben átvett könyvelés újrakönyvelését is rendkívül felgyorsítja a digitalizáció. 2023-ban 4 céget vettek át félévkor és karácsonyra simán újrakönyvelték őket.
Mindezt túlóra nélkül!
Bárhová lép látja a számlaképet egy kattintásra, sokkal gyorsabban átlátja, hogy állnak a céggel, az ellenőrzés, információáramlás is sokkal gyorsabb.
“És újra átgondolva, hogy hogyan kezdtük a digitalizációt, mikor, mit tettünk, egy magasabb flow-ba kerültem, és egyszerűen azt éreztem, hogy mi tök jól csináltuk. Újra átéreztem az újítás örömét, amit 3 éve éreztem, amikor megcsináltuk az iroda teljes digitalizációját. Újra éreztem a sikert, azt, hogy jók vagyunk! Ez, így év elején nagyon jól esett!
Aztán azt gondoltam, hogy időről, időre végig kell gondolni azt, hogy honnan jöttünk, mit jártunk végig és mit értünk el. És örülni kell az eredményeknek. Ebben az érzésben maradva, feltöltődve mentem be tegnap reggel az irodába.”
“A legnagyobb előnye a papírmentes könyvelőirodának, hogy nem kell folyamatosan az irodában lennem! Bármilyen rendkívüli esemény van, betegség, vízvezeték szerelő, stb., bárhonnan elérhetem a könyvelési anyagot. És megtanultam laptopon könyvelni, ráadásul egér nélkül, így bárhonnan könyvelhetek.
Korábban haza kellett vinnem annak az ügyfélnek a dossziéit, akinek az anyagán dolgozni akartam, majd visszacipelni az irodába. Most teljesen rugalmas, hogy mikor honnan fogok dolgozni, mert minden ügyfelem minden anyaga folyamatosan kéznél van!
Bizonyos ügyfélkérdések csökkennek:
Ha később vissza kell bizonylatokat keresni, akár évekre visszamenőleg, az RLB-ben ott van a Cashbookból behúzott számlakép! De ugyanez igaz a bankra is, minden könnyen visszakereshető.
Rengeteg időm szabadult fel, amit az ügyfeleim tevékenységének elemzésére és tanácsadásra tudok fordítani. Pl. gyakran átnézem a NAV OSA listáit és kiszúrom a hiányosságokat, amiket jelzek is az ügyfeleknek és ezért nagyon hálásak.
Jóval nagyobb ügyfélportfólióval sokkal több időm van, de ennek alapja, hogy már nem nézek utána mindennek, amit az ügyfél ingyen kér. Az az alap, hogy a havi díj a standard könyvelés és adóbevallás készítési feladatokat fedezi, bármilyen egyedi kérés, kérdés már ügyviteli óradíj elszámolás alá esik.
Gyakran veszek át olyan ügyfeleket, akiknek rendezetlen az adófolyószámlája, mert a könyvelők nem nézik! A Cashbook révén a vállalkozó számára jobb szolgáltatást tudok nyújtani, mert tudok szólni dolgokért, így nő a biztonságérzete.”
Elsőként az Adrianával kezdték, ott szembesültek vele, hogy be kell fektetni és nem azonnal térül meg. Először órákban volt mérhető az idő megtakarítás, majd napokban.
Kert szomszédjai az Athena tulajdonosai, ezért ők közvetlenül segítettek bevezetni. Majd egy vállalkozói tréningen egy vállalkozó mutatta meg neki a Cashbookot, hogy így mennyivel könnyebb az együttműködés a könyvelőjével.
Az első 4 hónapban nem vették észre, hogy mennyivel könnyebb az élet, mert sok munka volt az ügyfelek rávétele a Cashbook használatára, meg a betanítására. Neki sok az építőiparos ügyfele, akik jellemzően mobilt használnak és nincs számítógépük.
Imádják az automatizmusokat.
Most már van olyan ügyfele, akivel soha nem találkozott, csak Zoomon beszéltek. Előző könyvelőjéhez képest 3x többet fizet, de ma rendkívül hálás a digitális könyvelés miatt.
Jelentősen növeli az ügyfél elégedettséget a digitalizáció, mivel az ügyfelek folyamatosan kapnak visszajelzést:
Az online könyveléssel a mutyit is ki tudják kerülni, mert az ügyfél nem tudja behozni a pénzt számla nélkül, így nem fáj telibe bejelenteni a kollégákat.
De egyre több a belső ellenőrzési funkció, pl. a leadott számlák és a várható számlák között mekkora a különbség, és miért van különbség.
Újra heti időpontja van a fodrásznál, előtte 1,5 évig sem tudott elmenni. Egészen másként telnek a napjai, van ideje tanulni, főleg vállalkozói ismereteket, ügyfél kommunikációt és vezetést.
Sokkal könnyebb lett az élete, pl. bátrabban mer hozzányúlni az ügyfelekhez. 2022-ben még úgy zárta az évet, hogy foggal körömmel ragaszkodott minden ügyfélhez.
Stresszintje 2023 év eleji 100%-ról lecsökkent 60% környékére, de 2024 év végére a cél 20%. A digitalizáció és a tudatos ügyfélkör építés révén több ideje lett. Egy munkatársától is megszabadult, most feleségével dolgozik, és ez rendkívül pozitív fejlemény.
Ő is kezd tanácsadóvá átalakulni, ahogy egyre kevesebb a manuális munka.
Utóbbi egy évben észrevette, hogy egyre fontosabb, hogy az ügyfelek értsék, mi zajlik egy könyvelőirodában, mert ott keresik sokszor a hibát, ahol nincs, mert nem értik…
A Cashbook révén transzparensebb a könyvelő munkája, emiatt a hibakeresés is alábbhagyott.
„Mi 48 ügyféllel használjuk, gyakorlatilag a kezdetektől fogva a Cashbookot. Ma már nélkülözhetetlenné vált a munkánkhoz, szinte megfelezi a szükséges időt.
Nincsenek késve kapott vagy elmaradt számlák, hónap közben is tudunk a rögzítésekkel haladni, megszűnt a hónap elejére jellemző nagy leterheltség. Ügyfeleink is hozzászoktak, sokan innen keresik vissza a számlákat, illetve ellenőrzik a kifizetéseket.
Nagyon nagy segítség a Cashbook, cégeink harmada már használják maguk is, és értelmes kérdéseik vannak. Feltűnik, hogy ilyen-olyan számla mit keres benne, s kiderül, hogy a takarítónő a cégükre tankolt.
Mi a negyedéveseknek is lezárjuk az áfáját hónap végén, 8-9-én szoktunk vele végezni.
Nálunk nincs email küldés, csak Zsaak.hu-n ügyfélkapu, + korlátlanra béreljük a beosztasom.hu-t.
Éves szinten 3 csomag papírt használunk el, mert csak olyan ügyfeleknek dolgozunk, akik nem számláznak papír alapon.
Papír Korszakban 5-én megkaptuk a számlákat és pénztárgép szalagokat, 11-én nekiálltunk áfákat egyeztetni, és 17-18-a környékén készen voltunk az áfákkal.
Ma 10-12-én készen vagyunk az áfával, ezért 15 és 25-e között tudok azzal foglalkozni, ami egy könyvelőnek ténylegesen a feladata, ellenőrzés, utánanézni dolgoknak. Tudok foglalkozni effektíve a céggel, nemcsak a könyveléssel.
Az irodában egyedül vagyok, mind a 3 alkalmazottam home office-ban dolgozik. Központi szerverünk van + a Cashbook révén bárhol is lehetnek. 40 km, 60 km-re vannak kollégák, egy pedig szemben lakik. Egyik kolléga éjszakai bagoly, ezért reggelre sok minden már készen van. Magát az elkészült munkát szakmailag ellenőrzöm, és minden bevallást én készítek el és adok be.”
Amint látod, az „olcsón dolgozunk és minden ügyfelünk ajánlásra jött” típusú mentalitáson túl is van élet, sőt, igazán ezen túl van élet és nem rabszolgaság.
Olyan sok vállalkozónak mondtam már, hogy valójában csinált magának egy szar munkahelyet.
Miért?
Mert:
Az elmúlt 6 lecke során megmutattam ebből a kiutat, és példákon keresztül demonstáltam, hogy ez nem elmélet, nagyon sok könyvelőirodánál már napi gyakorlat.
Holnap küldöm emailben a lehetséges megoldásokat.
SBA Group Zrt.
info@cashbook.hu
Adószám: 25566552-2-42
Cégjegyzékszám: 01-10-141041
Cashbook
Támogatás