Menü
Előbb-utóbb minden vállalkozás életében eljön a pillanat, amikor bevezet valamilyen ügyviteli (számlázás, készletkezelés), majd később vállalatirányítási rendszert (számlázás, készletkezelés + pénzügy, könyvelés). Persze minél hamarabb teszi meg annál jobb, és annál kevesebb fájdalommal jár, nem beszélve arról, hogy attól fogva a vezetés egészen más szinten láthatja át a cég működését.
Az ösztönös cégvezetésből kifelé vezető út első lépése valamilyen Excel táblázat és egy számlázó program használata, mondjuk ez utóbbi használatára 2020 óta a NAV is rendkívül motiválja a vállalkozásokat. Így a vevői számlák a számlázó programban kerülnek nyilvántartásra, míg a szállítói számlákat és a készletet jellemzően egy Excel táblázatban szokták nyilvántartani, a többi nyilvántartást pedig a könyvelő végzi.
Itt elvileg meg is lenne minden adat ahhoz, hogy legalább havi szinten lássa a cégvezető, hogy vállalkozása mennyire nyereséges, de ezeket a nyilvántartásokat jellemzően a napi likviditás “menedzselésére” használják. Pedig itt jönne el a korábban ösztönös cégvezetés, más néven vakrepülés ellenszere.
A kisvállalkozók többsége cashflow alapon menedzseli a vállalkozását, magyarul ha minden költségét, benne a személyes költségeit is ki tudja fizetni, és még marad is valami a hó végén, akkor minden rendben van, és nem érdeklik további részletek.
Ha nem jön ki hó végén a matek, akkor meg elkezdenek nadrágszíjat meghúzni, de nem ott, ahol kellene, hanem szokás szerint érzésből.
Eközben nem tudják, hogy a könyvelőtől minden hónapban kaphatnának egy olyan táblázatot, amely révén havi szinten képbe kerülhetnének vállalkozásuk nyereségességéről, ez pedig az eredménykimutatás.
Ez még nem a teljes, 100%-os pontosságú kimutatás, mert pl. az amortizáció, az évente fizetendő adók és egyéb költségek hiányoznak belőle (ehhez havi zárást kellene a könyvelőnek végeznie, ami nekik plusz munka), de 90% feletti pontosságú.
Van olyan megoldás (pl. a Cashbook), amely napi szintű kimutatást biztosít, sőt még az Áfa alakulását is (ráadásul mobiltelefonon is), de ehhez olyan könyvelőre van szükség, aki szintén Cashbook használó. A lényeg, az első lépés megszűntetni a vakrepülést, amihez a cégvezetőnek a következő kimutatásokra van szüksége:
Ezt mind Excel táblázatban vezetni egyre macerásabb lesz (de pl. az Áfa alakulását napi szinten viszont egyenesen lehetetlen), ahogy növekedik a vállalkozás elérhet egy olyan pontot, ahol már a növekedés akadályává válik.
Egy légkondícionáló készülékek forgalmazásával és beszerelésével, szervizelésével foglalkozó ügyfelem úgy nőtt meg 300 millió Ft éves bevételről 400 millióra, hogy a tulajdonosnak jelentősen csökkent a profitja és úgy érezte, hogy legalább 2x annyit dolgoznak, mint az előző évben.
Ez tipikus tünete annak, amikor a forgalom megnő, de a TERMELÉKENYSÉG csökken, mert az “ügyviteli rendszer“ (Excel tábla erdő) kezelése annyira bonyolulttá és macerássá válik, hogy 25%-al több forgalmat 2-4x annyi idő alatt lehet csak benne adminisztrálni.
A problémát egy olyan ügyviteli szoftver (számlázás + készlet, mint pl. az Incash, Tharanis, Kulcs-Soft) bevezetése jelentette, amely megszüntetett minden Excel táblázatot a cégben, mert mindent, amit korábban a 10 különböző Excel táblázatban vezettek (bizony, sok adatot párhuzamosan több táblázatban), azután egyetlen rendszerben lehetett, párhuzamos adatrögzítés nélkül, mert amit egyszer már felvittek a rendszerbe, azt még egyszer már nem kellett. Pl. ajánlat kiadásakor bekerültek az ügyfél adatai az ügyviteli szoftverbe, így számlázáskor már nem kellett újra rögzíteni, hanem csak kiválasztani.
Ugyanígy amikor beérkezett egy klímaberendezés, akkor készletre vették (bevételezték), és amikor eladták, akkor a rendszer automatikusan levette a készletről, így minden nap pontos raktárkészletet láttak, továbbá ELÁBÉ-t (ténylegesen Eladott Áru Beszerzési Értéke) lehet számolni, amit Excellel már nem lehet.
Ennek viszont volt egy olyan kényelmetlen része a klímaszerelő kollégák számára, hogy addig csak bementek a raktárba és levették a polcról, amit kellett, ezután viszont egy raktáros kolléga adta ki nekik, és átadás-átvételit kellett aláírni róla. Érdekes módon abban az évben drasztikusan lecsökkentek a leltárkori készleteltérések is.
Mire jó egyébként az ELÁBÉ?
Ez adja meg, hogy pl. adott hónapban mit adtunk el és annak mennyi volt az árrése. Mert könnyen lehet, hogy 3 havonta szerzünk be árut, ezért 3 havonta van egy nagy kiadás, de eladni meg napi szinten adjuk el, így kiadás-bevétel alapon nem látható, hogy adott hónapban mekkora árrést termeltünk, és ebből mennyi a tényleges nyereség.
Sok vállalkozó belezavarodik ebbe és ez még nem is a kettős könyvelés miatt van, hanem az árubeszerzések sajátossága miatt.
Arról nem is beszélve, amikor egy év alatt 3x szerzünk be valamit, mindháromszor más és más áron, és amikor eladjuk, akkor honnan tudjuk, hogy melyik beszerzésből adtuk el az adott árut, és így mennyit kerestünk rajta?
Nem véletlenül egy ügyviteli rendszer első nagy fegyverténye, hogy egyetlen, egységes adatbázisban kezel mindent, hiszen az ügyfél adatokat egy helyre rögzíti (ráadásul jogosultságokkal leszabályozva, hogy ki teheti ezt meg), így egy ügyviteli rendszer pontosan le tudja követni az áru és készletmozgásokat, továbbá bármennyi felhasználót képes kiszolgálni.
Ez azt jelenti, hogy bármekkorára növekedhet a cég (akár több ezer fősre is), az adminisztráció mindig átlátható és jól kezelhető marad, csak a munkatársi létszámot kell növelni.
Ráadásul az ügyviteli szoftverekben már van sok beépített kimutatás, így a cégvezető nemcsak következő év május 31-én tudja meg cége nyereségességét, hanem havi szinten tisztában van vele. Ha ezt még kiegészítjük Cashbookkal és olyan könyvelővel, aki Cashbookot használ, akkor napi szintű pénzügyi kimutatása lesz a cégvezetőnek a zsebében, a mobiltelefonján!
Ezt már tényleg lehetetlen megoldani Excelben.
Egy ilyen ügyviteli rendszer legnagyobb előnye a hatékonyság és az, hogy a rendszernek mindegy, hogy 3 kolléga dolgozik benne vagy 30, kizárólag a cég bonyolultságának növekedésénél kell majd más szoftverre cserélni, egyébként nem tudják kinőni.
Iparágtól függően pár milliárd Ft éves forgalomnál jön el az idő, amikor a következő szintre, egy vállalatirányítási rendszerre érdemes váltani, amelyben már megvalósítható a munkaszámos, más néven költséghelyes könyvelés és önköltség számítás.
Ez azt jelenti, hogy már nemcsak az egész cég nyereségét lehet pontosan kimutatni, hanem akár:
vagyis egyre kifinomultabb elemzéseket lehet készíteni, amelyek révén a cég TERMELÉKENYSÉGÉT egyre magasabb szintre lehet fejleszteni.
Egy cégvezetőnek alapvetően ROI (Return On Investment – befektetés megtérülése) alapon kell gondolkodnia, tehát el kell felejteni az olyan fogalmakat, mint olcsó és drága. Ezek jelentés nélküli szavak, kivéve, ha a drágán azt érted, hogy nem hozza vissza a befektetést reális időn belül, az olcsón meg azt, hogy gyorsan megtérül.
Mi a drága?
Az, hogy sokba kerül?
100 millió Ft egy gépért drága?
10 millió Ft meg olcsó?
És ha a 100 milliós gép 1 év alatt megtermeli az árát, a 10 milliós meg soha, akkor melyik az olcsó, és melyik a drága?
De a magánéletben is ugyanígy igaz. Amíg 10-15 ezer Ft-os cipőket vettem öltönyhöz, addig évente kellett új cipőt vennem, és évente feltöretni a lábam egy új cipővel.
Majd egy korábban cipőgyárban dolgozó barátom révén vettem egy német 50e Ft-os cipőt, amely egyrészről nem törte fel a lábam, másrészről 10 évig hibátlan volt. Melyik a jobb üzlet, 10 év alatt venni 10 db cipőt 100-150e Ft-ért + 10x feltöretni a lábam, vagy venni egy db cipőt 50e Ft-ért?
Sajnos gyakran látom, hogy a cégvezetők érzelmi alapon kezelik a pénzt: drága és olcsó fogalmakban gondolkoznak és nem befektetés/megtérülésben. Egyszer egy ügyfelemnél a barátja, aki szintén cégvezető volt azt mondta:
Gondoltam magamban, hogy akkor soha nem is lesz akkora céged!
Hogy mondhat és gondolhat ilyet egy vállalkozó?
Erre szokták mondani, hogy a korlátok mindig a két fülhallgató között vannak.
Egy igazi vállalkozó mindig számol, elemez és a várható megtérülés alapján dönt.
Ez igaz az ügyviteli szoftverekre is, amelyek ára néhány százezer forintnál indul és a legkomolyabbak sem drágábbak pár millió Ft-nál. Eközben a vállalatirányítási rendszerek (más néven ERP – Enterprise Resource Planning – magyarul vállalati erőforrás tervező) 15-20 millió Ft-nál indulnak, igaz van rá pályázat, és itt jelenik meg a dollárjel sok cégvezető szemében és veszíti el azonnal a józan eszét!
Sokat segít ezen különösen a Microsoft és az SAP lehengerlő marketingje is, és bizony vannak, akik éves 100 milliós forgalmú cégbe simán megvesznek 15 millió Ft-ért vállalatirányítási rendszert, mert van rá pályázat!
Vállalatirányítási (ERP) rendszert akkor szabad venni, amikor már egyértelműen munkaszámos könyvelésre és bonyolult önköltségszámításra van szükség, addig teljesen elég akár egy százezer vagy millió forint értékű ügyviteli szoftver + a Cashbook, vagy van már havi 5-15e Ft-ért felhő alapú is.
Ez a legnagyobb ugrás egy vállalkozás életében, amikor az első ügyviteli szoftvert bevezeti, mert Excelben lehet ad hoc módon kezelni a dolgokat, egy szoftverben már szabályokra, folyamatok definiálására és bizonyos fokú fegyelmezettségre van szükség.
Cserébe átláthatóvá, elemezhetővé válik a cégműködés és drasztikusan növelhető a TERMELÉKENYSÉG és így a vállalkozás versenyképessége.
Itt válik el egymástól, hogy ki tart a Forma-1-be és ki ragad le a vidéki gokartbajnokságban…
SBA Group Zrt.
info@cashbook.hu
Adószám: 25566552-2-42
Cégjegyzékszám: 01-10-141041
Cashbook
Támogatás
