Menü
Előbb-utóbb minden vállalkozás életében eljön a pillanat, amikor bevezet valamilyen ügyviteli (számlázás, készletkezelés, pénzügy), majd később vállalatirányítási rendszert (számlázás, készletkezelés, pénzügy, könyvelés). Persze minél hamarabb teszi meg annál jobb, és annál kevesebb fájdalommal jár, nem beszélve arról, hogy attól fogva a vezetés egészen más szinten láthatja át a cég működését.
Az ösztönös cégvezetésből kifelé vezető út első lépése valamilyen Excel táblázat és egy számlázó program használata, mondjuk ez utóbbi használatára 2020 óta a NAV is rendkívül motiválja a vállalkozásokat. Így a vevői számlák a számlázó programban kerülnek nyilvántartásra, míg a szállítói számlákat és a készletet jellemzően egy Excel táblázatban szokták nyilvántartani, a többi nyilvántartást pedig a könyvelő végzi.
Itt elvileg meg is lenne minden adat ahhoz, hogy legalább havi szinten lássa a cégvezető, hogy vállalkozása mennyire nyereséges, de ezeket a nyilvántartásokat jellemzően a napi likviditás “menedzselésére” használják. Pedig itt jönne el a korábban ösztönös cégvezetés, más néven vakrepülés ellenszere.
A kisvállalkozók többsége cashflow alapon menedzseli a vállalkozását, magyarul ha minden költségét, benne a személyes költségeit is ki tudja fizetni, és még marad is valami a hó végén, akkor minden rendben van, és nem érdeklik további részletek.
Ha nem jön ki hó végén a matek, akkor meg elkezdenek nadrágszíjat meghúzni, de nem ott, ahol kellene, hanem szokás szerint érzésből.
Eközben nem tudják, hogy a könyvelőtől minden hónapban kaphatnának egy olyan táblázatot, amely révén havi szinten képbe kerülhetnének vállalkozásuk nyereségességéről, ez pedig az eredménykimutatás. Ez még nem a teljes, 100%-os pontosságú kimutatás, mert pl. az amortizáció, az évente fizetendő adók és egyéb költségek hiányoznak belőle (ehhez havi zárást kellene a könyvelőnek végeznie, ami nekik plusz munka), de 90% feletti pontosságú.
Van olyan megoldás is, amely napi szintű kimutatást biztosít, sőt még az Áfa alakulását is, de erről e leckében később írok. A lényeg, az első lépés, megszűntetni a vakrepülést, amihez a cégvezetőnek a következő kimutatásokra van szüksége:
Ezt mind Excel táblázatokban vezetni egyre macerásabb lesz (de pl. az Áfa alakulását napi szinten viszont egyenesen lehetetlen), ahogy növekedik a vállalkozás elérhet egy olyan pontot, ahol már a növekedés akadályává válik.
Egy légkondícionáló készülékek forgalmazásával és beszerelésével, szervizelésével foglalkozó ügyfelem úgy nőtt meg éves 300 millió Ft éves bevételről 400 millióra, hogy a tulajdonosnak jelentősen csökkent a profitja és úgy érezte, hogy legalább 2x annyit dolgoznak, mint az előző évben. Ez tipikus tünete annak, amikor a forgalom megnő, de a termelékenység csökken, mert az “ügyviteli rendszer“ (Excel tábla erdő) kezelése annyira bonyolulttá és macerássá válik, hogy 25%-al több feladatot 2x annyi idő alatt lehet csak benne elvégezni.
A problémát egy olyan ügyviteli szoftver (számlázás, készlet, pénzügy) bevezetése jelentette, amely megszüntetett minden Excel táblázatot a cégben, mert mindent, amit korábban a 10 különböző Excel táblázatban vezettek (bizony, sok adatot párhuzamosan több táblázatban), azután egyetlen rendszerben lehetett, párhuzamos adatrögzítés nélkül, mert amit egyszer már felvittek a rendszerbe, azt még egyszer már nem kellett. Pl. ajánlat kiadásakor bekerültek egy ügyfél adatai az ügyviteli szoftverbe, így számlázáskor már nem kellett újra rögzíteni, hanem csak kiválasztani.
Ugyanígy amikor beérkezett egy klímaberendezés, akkor készletre vették (bevételezték), és amikor eladták, akkor a rendszer automatikusan levette a készletről, így minden nap pontos raktárkészletet láttak. Ennek viszont volt egy olyan kényelmetlen része a klímaszerelő kollégák számára, hogy addig csak bementek a raktárba és levették a polcról, amit kellett, ezután viszont egy raktáros kolléga adta ki nekik, és átadás-átvételit kellett aláírni róla. Érdekes módon abban az évben drasztikusan lecsökkentek a leltárkori készleteltérések is.
Nem véletlenül egy ügyviteli rendszer első nagy fegyverténye, hogy egységes, konzisztens adatbázisokat hozhatunk létre, hiszen az ügyfél adatokat egy helyre rögzíti (ráadásul jogosultságokkal leszabályozva, hogy ki teheti ezt meg), így egy ügyviteli rendszer bármennyi felhasználót képes kiszolgálni, a vállalkozás ügyvitelileg skálázhatóvá válik. Ez azt jelenti, hogy bármekkorára növekedhet (akár több ezer fősre), az adminisztráció mindig átlátható és jól kezelhető marad, csak a munkatársi létszámot kell megnövelni.
Ráadásul az ügyviteli szoftverekben már van sok beépített kimutatás, így a cégvezető nemcsak következő év május 31-én tudja meg cége nyereségességét, hanem havi szinten tisztában van vele. Persze nem állítom, hogy mindezt lehetetlen megoldani Excelekben, viszont óriási mértékű manuális munka, ami plusz munkabér költséget és hibázási lehetőségeket jelent. Nem véletlen, ahogy anno a 90-es években, amikor sok nagyvállalathoz először vezették be az SAP nevű vállalatirányítási szoftvert, akkor 3 adminisztratív munkatársból 2 feleslegessé vált!
Egy ilyen ügyviteli rendszer legnagyobb előnye a hatékonyság és az, hogy a rendszernek mindegy, hogy 3 kolléga dolgozik benne vagy 30, kizárólag a cég bonyolultságának növekedésénél kell majd más szoftverre cserélni, egyébként nem tudják kinőni. Iparágtól függően 1 milliárd Ft éves forgalomnál jön el az idő, amikor a következő szintre, egy vállalatirányítási rendszerre érdemes váltani, amelyben már megvalósítható a munkaszámos, más néven költséghelyes könyvelés és önköltség számítás.
Ez azt jelenti, hogy már nemcsak az egész cég nyereségét lehet pontosan kimutatni, hanem akár:
vagyis egyre kifinomultabb elemzéseket lehet készíteni, amelyek révén a cég termelékenységét egyre magasabb szintre lehet fejleszteni.
Egy cégvezetőnek alapvetően ROI (Return On Investment – befektetés megtérülése) alapon kell gondolkodnia, tehát el kell felejteni az olyan fogalmakat, mint olcsó és drága. Ezek jelentés nélküli szavak, kivéve, ha a drágán azt érted, hogy nem hozza vissza a befektetést reális időn belül, az olcsón meg azt, hogy gyorsan megtérül.
Mi a drága? Az, hogy sokba kerül? 100 millió Ft egy gépért drága? 10 millió Ft meg olcsó? És ha a 100 milliós gép 1 év alatt megtermeli az árát, a 10 milliós meg soha, akkor melyik az olcsó, és melyik a drága?
De a magánéletben is ugyanígy igaz. Amíg 10-15 ezer Ft-os cipőket vettem öltönyhöz, addig évente kellett új cipőt vennem, és évente feltöretni a lábam egy új cipővel. Majd egy korábban cipőgyárban dolgozó barátom révén vettem egy német 50e Ft-os cipőt, amely egyrészről nem törte fel a lábam, másrészről 10 évig hibátlan volt. Melyik a jobb üzlet, 10 év alatt venni 10 db cipőt 100-150e Ft-ért + 10x feltöretni a lábam, vagy venni egy db cipőt 50e Ft-ért?
De lásd előző leckében az akciós autóflotta példáját.
Sajnos gyakran látom, hogy a cégvezetők érzelmi alapon kezelik a pénzt: drága és olcsó fogalmakban gondolkoznak és nem befektetés/megtérülésben. Egyszer egy ügyfelemnél a barátja, aki szintén cégvezető volt azt mondta:
Gondoltam magamban, hogy akkor soha nem is lesz akkora céged! Hogy mondhat és gondolhat ilyet egy vállalkozó? Erre szokták mondani, hogy a korlátok mindig a két fülhallgató között vannak.
Egy igazi vállalkozó mindig számol, elemez és a várható megtérülés alapján dönt. Ez igaz az ügyviteli szoftverekre is, amelyek ára néhány százezer forintnál indul és a legkomolyabbak sem drágábbak pár millió Ft-nál. Eközben a vállalatirányítási rendszerek (más néven ERP – Enterprise Resource Planning – magyarul vállalati erőforrás tervező) 15-20 millió Ft-nál indulnak, igaz van rá pályázat, és itt jelenik meg a dollárjel sok cégvezető szemében és veszíti el azonnal a józan eszét!
Sokat segít ezen különösen a Microsoft és az SAP lehengerlő marketingje is, és bizony vannak, akik éves 100 milliós forgalmú cégbe simán megvesznek 15 millió Ft-ért vállalatirányítási rendszert, mert van rá pályázat!
Vállalatirányítási (ERP) rendszert akkor szabad és kell venni, amikor már egyértelműen munkaszámos könyvelésre és bonyolult önköltségszámításra van szükség, addig teljesen elég akár egy százezer vagy millió forint értékű ügyviteli szoftver, vagy van már havi 5-15e Ft-ért felhő alapú is.
Viszont a vállalkozás minden folyamatának digitálissá, ezáltal átláthatóvá és hatékonyan menedzselhetővé tételéhez az ügyviteli szoftver mellé elengedhetetlen egy másik szoftver is, amiről a következő leckében fogok részletesen írni.
SBA Group Zrt.
info@cashbook.hu
Adószám: 25566552-2-42
Cégjegyzékszám: 01-10-141041
Cashbook
Támogatás
