Használd az automatikusan rendelkezésedre álló OSA ellenőrzőlistát!
Manapság már nem jelent gondot a könyvelők számára, hogy anélkül is ellenőrizhessék a könyvelt vállalkozások számlaforgalmát, hogy a vállalkozóktól kérnének be adatokat, hiszen az OSA már bármikor rendelkezésre áll, a Cashbook pedig automatikusan eljuttatja az adatokat, ellenőrző listákat a könyvelőkhöz.
Az adatszolgáltatások kora előtt egy könyvelőnek három kapaszkodója volt, hogy ellenőrizni tudja, milyen számlákkal operált egy vállalkozás a megelőző időszakban:
- számlázóprogramból tudott bekérni kibocsátott számla listát a vállalkozótól,
- szállító számlákat kért a vállalkozótól vagy papíron vagy pdf-ben,
- bankszámla kivonatokat kért a vállalkozótól, és azon látta, hogy milyen számlákhoz kapcsolódó tranzakciók voltak.
Az adatszolgáltatás korával ez jelentősen megváltozott, hiszen a fentiek mindegyike rendelkezett egy nagyon komoly hátránnyal, ugyanis csak akkor álltak rendelkezésre az adatok, ha a vállalkozó szolgáltatta azokat, ez pedig sok félreértés és konfliktus forrása volt (van, akinek még napjainkban is az).
Az adatszolgáltatás ezt megváltoztatta, ugyanis az adóhatóságtól letölthető adatok és az automatikusan megszerezhető banki tranzakciós adatok ellenőrző listákat hoznak létre, és akár a vállalkozás a saját Cashbook fiókjában láthatja, hogy milyen számla érkezett neki, amihez biztosítani kell az eredeti számlaképet.
Ezen felül felütötte fejét egy új jelenség, ami nem volt az adatszolgáltatás előtt: láthatóvá váltak azok a szállító számlák, amiket nem a mi vállalkozásunk érdekében, de a mi vállalkozásunk nevére állítottak ki. Az automatikusan létrejövő ellenőrző lista segítségével ezeket is ki tudjuk szűrni anélkül, hogy akár melyik félnek nagyobb erőfeszítést kellene tennie.
Ez a lehetőség gyökeresen változtatja meg a könyvelési folyamatokat, hiszen nem kell várni a bizonylatokra, hanem megkezdődhet a munka az adatszolgáltatás alapján, és elindulhatnak az automatikus egyeztetési folyamatok könyvelő és vállalkozó között.
Természetesen tudjuk, hogy az adatszolgáltatások nem fedik le a vállalkozó számlaforgalmának teljes spektrumát, de a tapasztalatunk alapján a 80-90%-a a problémának megoldódik.
