Meglehet, benned is felmerült már az érzés, hogy néhány ügyfeled nem látja át igazán, milyen összetett és felelősségteljes a munkád. Ha így van, az többféleképpen megnyilvánulhat. Tapasztalhatod például, hogy az árképzésnél sokallják az árat, vagy épp kevésbé kooperatívak abban, hogy az előre meghatározott formátumban szolgáltassanak adatot neked. Amikor a vállalkozó rendszeresen az utolsó pillanatban küldi el az anyagokat, az annak az üzenete, hogy nem érzékeli, hogy mennyi háttérmunkát igényel a feldolgozásuk.
Ugyanezt sugallja az is, amikor jelentőségteljes pénzügyi döntéseket hoz anélkül, hogy veled egyeztetne, majd tőled várja az esetleges negatív következmények korrigálását.
Ha tapasztaltad már, hogy a kommunikáció során te inkább információforrásként, semmint stratégiai partnerként szolgálsz -miközben a munkád valódi értéke épp abban rejlik, hogy biztonságot és irányt mutatsz a cég működésének-, akkor ez a tartalom Neked szól!
Miért fontos láttatni a könyvelői feladatok mögötti értéket?
Logikusnak tűnik, hogy ha a vállalkozó csak azt látja a könyvelő eredményeként, hogy meglévő, általa szolgáltatott adatok átkerülnek A helyről B helyre, akkor nem kíván sem magasabb díjat fizetni, sem a működésén változtatni azon, hogy időben tudjon adatot szolgáltatni a könyveléshez.
Teljesen érthető az, ha a gyarapodó adminisztráció, a határidők és a folyamatos változások között a könyvelőknek nincs kapacitása a vállalkozókkal hosszasan csevegni, ezért gyakran háttérbe szorul a könyvelői szakma valódi lényege: a tanácsadás, a szakértői rálátás és az iránymutatás. Pedig a digitális korszakban épp ez az a hozzáadott érték az, amire a vállalkozóknak a legnagyobb szükségük van.
A könyvelő nem adatfeldolgozó, hanem a vállalkozás egyik legfontosabb stratégiai partnere. Ez a szerepváltás azonban nem csak technológiai kérdés. A lényeg a szakértői szemléletben, az önazonosságban és hitelességben rejlik.
Állj meg egy pillanatra, te jelenleg hogy tekintesz magadra adatrögzítő könyvelőként vagy szakértőként?
A szakértői szerep belső tartás kérdése
A szakértői szerep nem cím, hanem belső tartás és hitelesség kérdése. Az adatrögzítő könyvelőből akkor van lehetőség belépni a szakértői pozícióba, ha nyíltan ki mered mondani a szakmai tények és tapasztalatok alapján megalkotott véleményedet és magabiztosan ismerteted az együttműködési kereteiket.
Sok esetben megfigyelhető, hogy néhányan elvállalják a munkát, mert “kell az ügyfél” és ezzel együtt alá is rendelődnek az üzleti viszonyban a vállalkozóknak. Holott egy szakértő esetében a vállalkozó szeretné igénybe venni a könyvelő tudását, a szakértői mivoltát, a tapasztalatát. A könyvelő dönti el a kereteket és azt, hogy elvállalja-e az adott vállalkozás könyvelését. A viszony maximálisan partneri.
Egy szakértő nem csak elemzi a múltat, hanem segít értelmezni a jelent, hogy a vállalkozó a legpontosabb információk alapján dönthessen a jövőről. Ez az attitűd különbözteti meg a szakértőt a könyvelőtől.
Ide eljutni nem könnyű, hiszen a szakmai magabiztosság nem pusztán tudás és tapasztalat kérdése, hanem pszichológiai önbizalomé is.
Rengeteg szakértői szintű, magas tudású könyvelő belső gátak miatt nem, vagy nem teljes egészében vállalja a véleményét. Ennek a legkülönfélébb okai lehetnek, pl. fél a konfliktustól, tart attól, hogy tolakodónak tűnik, nem érzi elég tapasztaltnak magát javaslatot tenni, nem akar konfrontálódni, nem tanult meg érvelni stb.
Gyakori jelenségről van szó, a munkapszichológia egyébként a konstans jelenséget, amikor valaki inkább elhallgatja a szakmai véleményét, hogy ne konfrontálódjon megfelelési félelemnek nevezi. Ezzel a dinamikával azonban a könyvelő szép lassan épp a saját tekintélyét és önbecsülését csorbítja.
A szakértői önbizalom ott kezdődik, amikor a könyvelő felismeri, hogy a szakmai vélemény transzparens megfogalmazása nem konfrontáció, hanem felelősségteljes működés, gondviselés.
Ha a Cashbook példáját szeretném idehozni, akkor talán a leggyakrabban azzal a körülménnyel találkozunk egy szoftveres bevezetésnél, hogy a könyvelő szeretné használni a Cashbookot, felismeri, látja, hogy mekkora könnyebbséget jelent számára. Tudja, hogy a vállalkozónak is szüksége volna rá, azonban amikor érvelni kell a vállalkozónak a szoftver használata mellett, olyan érzése kezd lenni, hogy rábeszéli a vállalkozót a szoftverre. Emiatt kényelmetlenül érzi magát és ha a vállalkozó elsőre nem nyitott a változásra, nem próbálkozik többet, akkor sem, ha a szoftver napokban mérhető munkát spórolna meg kettejük számára. Helyette inkább könyvel tovább kézzel, folytatódik a mókuskerék, ami által egyre kilátástalanabbnak éli meg a helyzetét.
Ez az állapot messze van a szakértői státusztól, holott megvan a felismerés, akár még a döntés is, hogy a könyvelő bevezeti a Cashbookot, de a vállalkozó együttműködése nélkül mégsem tudja kihozni belőle a maximumot.
A jó hír, hogy egyetlen apró változtatással kisimítható a helyzet. Az érvrendszer összeállításával.
Maradva ennél a példánál mit tud tenni ilyen esetben a könyvelő? Tudja, hogy mindkettejük számára előnyökkel jár a szoftver, ezért vállalja a véleményét és magabiztosan kommunikálja a kereteket. Ő a terület szakértője.
A vállalkozó azonban nem tűnik partnernek. Megfelel neki, ha Drive-ra tölti fel a dokumentumok egy részét, a másik részét e-mailben juttaja el, és van, amit bedob papíron, mert épp a környéken járt. Minden a megszokottak szerint, mert nem akar változtatni. Így is annyi mindenre kell figyeljen, nem akar új rendszert tanulni.
Teljesen megértem, hiszen valóban nem egyszerű egy vállalkozást vezetni. Mégis, nézzük meg, vajon a cége fejlődése érdekében, van-e hajlandósága változtatni.
Tegyünk fel neki pár rávezető kérdést:
-
- Szoktad érezni, hogy a könyvelés körüli adminisztráció elvonja az energiát a valódi munkádtól?
-
- Ha egy rendszer segítene a gördülékenyebb adatátvitelben, mit nyernél vele?
-
- Mi az, amit legjobban utálsz az adminisztrációban? (Innen könnyen rávezethető, hogy ezt a Cashbook leveszi a válláról.)
-
- Javaslom, próbáljuk ki, hogy egy hónapig csak a Cashbookban gyűjtjük az anyagokat, hogy lásd, mennyivel egyszerűbb így a könyvelés? – övé a döntés, hogy akarja-e könnyíteni a dolgát
-
- Ha most egy grafikonon látnád az előző évek alakulását, mennyivel lenne könnyebb lenne döntened?
Közben jegyzetelj!
Fontos vele az ő saját fájdalompontjain keresztül, az ő szavait elismételve láttatni, hogy a Cashbook nem csak a könyvelő kényelméért van, hanem azért, hogy neki ne kelljen több platformon kezelni az adatokat és a legtöbb pénzügyeket érintő döntéshez szükséges információt egy helyen elérje. Ez az új lehetőség fellebbentése.
Ez után jöhet az előre megírt szakmai érvelésed. Egyszer kell összeszedni a gondolataidat, néhány erős üzenetet megfogalmazni, hogy aztán magabiztosan tudd azt képviselni minden vállalkozódnak. Egyszerűen, érthetően. Ilyesmikre gondolok:
A Cashbook nem a könyvelő helyett dolgozik, hanem a könyvelővel együtt. Egy olyan felület, ahol a vállalkozó és a könyvelő ugyanazt az adatot, ugyanabban az időben látja. Ez nem csak kényelmesebb, hanem teljesen új, szakértői szintre emeli a kapcsolatot.
A könyvelő számára ez azt jelenti, hogy:
-
- pontosabb, gyorsabb és kevesebb hibával dolgozhat,
-
- az adatok időben érkeznek,
-
- kevesebb a félreértés és az utolsó pillanatos kapkodás,
-
- és a szakmai tudása végre láthatóvá válik.
A vállalkozó számára pedig:
-
- naprakész, átlátható információja lesz a pénzügyeit illetően,
-
- gyors, adatalapú döntéshozatalra lesz képes,
-
- kiegyensúlyozott vállalkozásvezetést tapasztalhat.
A Cashbookos együttműködésben a könyvelő és a vállalkozó egy csapatban vannak.
Érvelj pozitív hatással, ne csak funkcióval
Fontos, hogy amikor a elmagyarázod a vállalkozónak, miért tartod fontosnak, hogy a Cashbookban dolgozzatok, ne technológiáról beszélj, hanem életminőségről. A vállalkozót nem elsősorban az érdekli, hogy milyen funkciók vannak a rendszerben, hanem hogy hogyan segíti őt jobban működni.
Például így lehet megfogalmazni:
„Ha a Cashbookban dolgozunk együtt, azonnal látjuk mindketten, ha valami pontosítást igényel. Nem kell megvárni a hónap végét, hogy kiderüljön, mi történt. Te gyorsabban reagálsz, én pontosabban dolgozom. Ez mindkettőnknek nyereség.”
Ez nem informatikai, hanem bizalmi ajánlat, aminek a pszichológiai hatása nagyon erős.
A vállalkozó érzi, hogy a könyvelőként nem alá, nem is fölé, hanem mellé állsz. Ettől válik a munkakapcsolat bizalmi viszonnyá, partnerséggé.
A szakmai véleményed vállalása tiszteletet vív ki, tisztelni fog, akkor is ha nem örül annak, amit hall. A szakértői bátorság tehát nem konfrontáció, hanem felelősség. Amikor egy könyvelő azt mondja:
„Azt látom, hogy ha a Cashbookban dolgoznánk, sokkal kevesebb lenne a csúszás és a bizonytalanság”
– azzal nem nyomást gyakorolsz, hanem biztonságot kínálsz.
Ez a proaktív kommunikáció az, ami igazán támogatja a vállalkozód vezetői működését. Ez különbözteti meg a szakértőt a végrehajtótól.
A szakértői pozícióhoz három dologra van szükség:
-
- Önismeretre – hogy tudd, miben vagy erős, és mit képviselsz.
-
- Bátorságra – hogy ezt ki is mondd.
-
- Rendszerszemléletre – hogy értsd, a Cashbook nem csupán eszköz, hanem kommunikációs tér számotokra.
A szakértővé válás nem azzal kezdődik, hogy új rendszert vezetsz be, hanem azzal, hogy hiszel magadban annyira, hogy javasolni mersz.
A Cashbook ebben is partner Neked, segít, hogy a tudásod láthatóvá váljon, hogy az ügyfeled ne csak elfogadja, hanem meg is értse és értékelje miért nélkülözhetetlen a munkád.
A jövő könyvelője nem csak könyvel, hanem stratégiai partnerségeket épít.
…hiszen, ahol emberekkel dolgozunk, ott üzlet és pszichológia egymást formálja.
