Meglehet, benned is felmerült már az érzés, hogy néhány ügyfeled nem látja át igazán milyen összetett és felelősségteljes a munkád. A rálátás hiánya többféleképpen megnyilvánulhat. Tapasztalhatod például, hogy az árképzésnél sokallják a díjadat, vagy épp kevésbé kooperatívak abban, hogy az előre meghatározott formátumban szolgáltassanak adatot neked. Amikor a vállalkozó rendszeresen az utolsó utáni pillanatban küldi el az anyagokat, az szintén annak az üzenete, hogy nem érzékeli, mennyi háttérmunkát igényel a feldolgozásuk.
Ugyanezt sugallja az is, amikor a jelentőségteljes pénzügyi döntéseket rendre anélkül hozza meg, hogy veled egyeztetne; majd tőled várja az esetleges negatív következmények korrigálását.
Ha tapasztaltad már, hogy a kommunikáció során inkább információforrásként szolgálsz, semmint stratégiai partnerként -miközben a munkád valódi értéke épp abban rejlik, hogy biztonságot és irányt mutatsz a cég működésének-, akkor ez a tartalom Neked szól!
Miért fontos láttatnod a feladatok mögötti értéket?
Logikusnak tűnik, hogy ha a vállalkozó csak azt látja a könyvelő munkájának eredményeként, hogy meglévő, -ráadásul ő általa szolgáltatott- adatok átkerülnek A helyről B helyre, akkor nem kíván sem magasabb díjat fizetni, sem a működésén változtatni annak érdekében, hogy időben tudjon adatot szolgáltatni a könyveléshez.
Teljesen érthető az, ha a gyarapodó adminisztráció, a határidők és a folyamatos változások között nincs kapacitásod a vállalkozókkal hosszasan csevegni. Emiatt azonban gyakran háttérbe szorul a könyvelői szakma valódi lényege: a tanácsadás, a szakértői rálátás és az iránymutatás. Pedig a digitális korszakban épp ez az a hozzáadott érték az, amire minden vállalkozóknak a legnagyobb szüksége van. Akkor is, ha nem tud róla.
A könyvelő nem adatfeldolgozó, hanem a vállalkozás egyik legfontosabb stratégiai partnere. Ez a szerepváltás viszont, nem csak technológiai kérdés. A hangsúly a szakértői szemléleten, az önazonosságon és hitelességen van.
Állj meg egy pillanatra, te jelenleg hogy tekintesz magadra inkább adatrögzítő könyvelőként vagy egyértelműen szakértőként?
A szakértői szerepet belső tartás nélkül nem lehet elbírni
A szakértői szerep nem cím. A szakmaiságon túl természetesen belső tartás és hitelesség kérdése. Az adatrögzítő könyvelőből -amennyiben szeretnél- akkor van lehetőség belépni a szakértői pozícióba, ha nyíltan ki mered mondani a szakmai tények és tapasztalatok alapján megalkotott véleményedet és magabiztosan ismerteted az együttműködési kereteiket.
Teljesen rendben van az is, ha neked megfelel egy kevésbé felelősségteljes, biztonságosabb pozíció is. Ha szívesebben végzed a már begyakorolt folyamatokat és frusztrációt, kényelmetlenséget okoz a konfrontáció, ha inkább stabilitást és nem túlzott monotonitást jelentenek az ismétlődések, akkor lehet, hogy testhezállóbb az adatrögzítő könyvelő szerep.
Sok esetben megfigyelhető, hogy bizonyos könyvelők elvállalnak minden munkát, mert “kell az ügyfél” és ezzel együtt észrevétlenül alá is rendelődnek az üzleti viszonyban a vállalkozóknak. Holott egy szakértő esetében a vállalkozó szeretné igénybe venni a könyvelő tudását, a szakértői mivoltát, a tapasztalatát. A szakértő könyvelő dönti el a kereteket és azt, hogy elvállalja-e egyáltalán az adott vállalkozás könyvelését.
Egy szakértő nem csak elemzi a múltat, hanem segít értelmezni a jelent, hogy a vállalkozó a legpontosabb információk alapján dönthessen a jövőről. A viszony pedig maximálisan partneri.
Ide eljutni nem könnyű, hiszen a szakmai magabiztosság nem pusztán tudás és tapasztalat kérdése, hanem pszichológiai önbizalomé is.
Rengeteg szakértői szintű, magas tudású könyvelő belső gátak miatt nem, vagy nem teljes egészében vállalja a véleményét. Ennek a legkülönfélébb okai lehetnek: fél a konfliktustól, tart attól, hogy tolakodónak tűnik, nem érzi elég tapasztaltnak magát javaslatot tenni, nem akar konfrontálódni, nem tanult meg érvelni stb.
Nem is gondolnád milyen gyakori jelenségről van szó. A munkapszichológia egyébként, azt a konstans viselkedésmintát, amikor valaki inkább elhallgatja a szakmai véleményét a konfrontáció elkerülése érdekében; megfelelési félelemnek nevezi. Ez a dinamika alattomos és veszélyes, mivel a felszínen a “béke érdekében” hallgatunk, de közben szép lassan épp a saját tekintélyünket és önbecsülésünket csorbítjuk. Vagyis, egyre gyengébbé válunk.
A szakértői önbizalom ott kezdődik, amikor a könyvelő felismeri, hogy a szakmai vélemény transzparens megfogalmazása nem konfrontáció, hanem felelősségteljes működés, gondviselés.
A Cashbook példáján keresztül talán a leggyakrabban azzal a körülménnyel találkozunk, hogy a könyvelő szeretné használni a Cashbookot, felismeri, látja, hogy mekkora könnyebbséget jelent számára. Tudja azt is, hogy a vállalkozónak is szüksége volna rá, azonban amikor érvelni kell a vállalkozónak a szoftver használata mellett, olyan érzése kezd lenni, hogy rábeszéli a vállalkozót a szoftverre. Emiatt kényelmetlenül érzi magát és ha a vállalkozó elsőre nem nyitott a változtatásra, nem próbálkozik többet. Akkor sem, ha a szoftver napokban mérhető munkát spórolna meg kettejük számára. Helyette inkább könyvel tovább kézzel, folytatódik a mókuskerék, ami által egyre kilátástalanabbnak éli meg a helyzetét.
Ez az állapot messze van a szakértői státusztól. Holott megvan a felismerés, akár még a döntés is, hogy a könyvelő bevezeti a Cashbookot. A vállalkozó együttműködése nélkül azonban, mégsem tudja kihozni belőle a maximumot.
Ez a helyzet egyetlen apró változtatással kisimítható; mégpedig egy pontos érvrendszer összeállításával.
Maradva ennél a példánál mit tud tenni ilyen esetben a könyvelő? Tudja, hogy mindkettejük számára előnyökkel jár a szoftver, ezért vállalja a véleményét és magabiztosan kommunikálja a kereteket. Hiszen ő a terület szakértője.
A vállalkozó mégsem tűnik partnernek és megfelel neki, ha Drive-ra tölti fel a dokumentumok egy részét, a másik részét e-mailben vagy papíron dobja be a könyvelőköz. Mindent a megszokottak szerint csinálna, mert nem akar változtatni.
Teljesen megértem őt is, hiszen valóban nem egyszerű egy vállalkozást vezetni. Mégis, szakértőként nézzük meg, vajon a cége fejlődése érdekében, van-e hajlandósága változtatni.
Tegyünk fel neki pár rávezető kérdést:
-
- Szoktad érezni, hogy a könyvelés körüli adminisztráció elvonja az energiát a valódi munkádtól?
-
- Ha egy rendszer segítene a gördülékenyebb adatátvitelben, mit nyernél vele?
-
- Mi az, amit legjobban utálsz az adminisztrációban? (Innen könnyen rávezethető, hogy ezt a Cashbook leveszi a válláról.)
-
- Javaslom, próbáljuk ki, hogy egy hónapig csak a Cashbookban gyűjtjük az anyagokat, hogy lásd, mennyivel egyszerűbb így a könyvelés. Jobb, ha a saját tapasztalatod alapján dönthetsz? – övé a döntés, hogy akarja-e könnyíteni a dolgát
-
- Ha most egy grafikonon látnád az előző évek alakulását, mennyivel lenne könnyebb döntened?
Közben jegyzetelj!
Fontos vele az ő saját fájdalompontjain keresztül, az ő szavait elismételve láttatni, hogy a Cashbook nem csak a könyvelő kényelméért van, hanem azért, hogy neki ne kelljen több platformon kezelni az adatokat és a legtöbb pénzügyeket érintő döntéshez szükséges információt egy helyen elérje. Ez az új lehetőség felvázolása.
Ez után jöhet az előre megírt szakmai érvelésed. Egyszer kell összeszedni a gondolataidat, néhány erős üzenetet megfogalmazni, hogy aztán magabiztosan tudd azt képviselni minden vállalkozódnak. Egyszerűen, érthetően. Ilyesmikre gondolok:
A Cashbook nem a könyvelő helyett dolgozik, hanem a könyvelővel együtt. Egy olyan felülethez fogunk hozzáférni, ahol a vállalkozó és a könyvelő ugyanazt az adatot, ugyanabban az időben látja. Azon túl, hogy kényelmesebb lesz számodra a kapcsolattartás, egy teljesen új, szakértői szintre emeli a munkakapcsolatunkat, mert gyors, adat alapú döntéshozataléhoz fog hozzásegíteni Téged bármikor, amikor arra szükséged van.
Könyvelőnek és vállalkozónak egyaránt segítség a szoftver, mert
A könyvelő számára ez azt jelenti, hogy:
-
- pontosabb, gyorsabb és kevesebb hibával dolgozhat,
-
- az adatok időben érkeznek,
-
- kevesebb a félreértés és az utolsó pillanatos kapkodás,
-
- és a szakmai tudása végre láthatóvá válik.
A vállalkozó számára pedig:
-
- naprakész, átlátható információja lesz a pénzügyeit illetően,
-
- gyors, adatalapú döntéshozatalra lesz képes,
-
- kiegyensúlyozott vállalkozásvezetést tapasztalhat.
A Cashbookos együttműködésben a könyvelő és a vállalkozó egy csapatban vannak.
Érvelj pozitív hatással, ne csak funkcióval
Fontos, hogy amikor a elmagyarázod a vállalkozónak, miért tartod fontosnak, hogy a Cashbookban dolgozzatok, ne technológiáról beszélj, hanem életminőségről. A vállalkozót nem elsősorban az érdekli, hogy milyen funkciók vannak a rendszerben, hanem hogy hogyan segíti őt jobban működni.
Például így lehet megfogalmazni:
„Ha a Cashbookban dolgozunk együtt, azonnal látjuk mindketten, ha valami pontosítást igényel. Nem kell megvárni a hónap végét, hogy kiderüljön, mi történt. Te gyorsabban reagálsz, én pontosabban dolgozom. Ez mindkettőnknek nyereség.”
Ez nem informatikai, hanem bizalmi ajánlat, aminek a pszichológiai hatása nagyon erős.
A vállalkozó érzi, hogy a könyvelőként nem alá, nem is fölé, hanem mellé állsz. Ettől válik a munkakapcsolat bizalmi viszonnyá, partnerséggé.
A szakmai véleményed vállalása tiszteletet vív ki, tisztelni fog, akkor is ha nem örül annak, amit hall. A szakértői bátorság tehát nem konfrontáció, hanem felelősség. Amikor egy könyvelő azt mondja:
„Azt látom, hogy ha a Cashbookban dolgoznánk, sokkal kevesebb lenne a csúszás és a bizonytalanság”
– azzal nem nyomást gyakorolsz, hanem biztonságot kínálsz.
Ez a proaktív kommunikáció valóban támogatja a vállalkozód vezetői működését. Ez a működés az, ami megkülönböztet egy szakértőt. A státuszt nem adják könnyen; három dologra van szükséged hozzá.
-
- Önismeretre – hogy tudd, miben vagy erős, és mit képviselsz.
- Bátorságra – hogy ezt ki is mondd.
- Rendszerszemléletre – hogy értsd, a Cashbook nem csupán eszköz, hanem kommunikációs tér számotokra.
A szakértővé válás nem azzal kezdődik, hogy új rendszert vezetsz be, hanem azzal, hogy hiszel magadban annyira, hogy javasolni mersz.
A Cashbook a szakmai előmeneteledben is partner. Segít, hogy a tudásod láthatóvá váljon, így az ügyfeled nem csak elfogadja, hanem meg is érti, miért nélkülözhetetlen a munkád.
…hiszen, ahol emberekkel dolgozunk, ott üzlet és pszichológia egymást formálja.
