Tegyél rendet a számláid között: címkézés a Cashbook-ban
Ha havonta több száz számla, banki tranzakció és dokumentum fut át a rendszeren, előbb-utóbb mindenki ugyanabba a falba ütközik: „tudom, hogy itt van valahol, csak nem találom.” A címkézés pontosan ezt oldja meg. Néhány jól megválasztott címkével a bizonylataid egy kattintással csoportosíthatók, kereshetők és átláthatók lesznek, és ami a legszuperebb ebben az egész megoldásban az az, hogy a Cashbook a munka nagy részét el is tudja végezni helyetted, automatikusan.
Mi az a címke?
A címke egy rövid, színes (és akár ikonnal ellátott) felirat, amit rögzíthetsz a Cashbook-ba bekerülő hat különböző adathoz:
- dokumentumok
- pénzügyi tételek (számlák) és azok sorai (tételtételek)
- banki tranzakciók
- partnerek
- könyvelt cégek (könyvelői nézetben)
Egy címke lehet például „Telefon”, „Szerződés”, „Ellenőrizni”, „Havi áfa” vagy „Nagy összeg” – teljesen rád van bízva, milyen logika mentén rendszerezel.
Kézi címkézés – gyors és rugalmas
A legegyszerűbb eset: megnyitsz egy számlát vagy dokumentumot, és a címkeválasztóba beírod a címke nevét. Ha még nem létezik, ott helyben létrehozhatod, és rögtön színt is választhatsz hozzá. A meglévők közül keresésre kínálja fel a rendszer a találatokat, így pár betű után már választhatsz is.
Ez a módszer akkor ideális, amikor eseti, emberi döntés kell: „ez a számla vitás, tegyük rá az Ellenőrizni címkét”, vagy „ez a partner Kiemelt ügyfél„. A címke egy kattintással le is vehető.
Automatikus címkézés, amikor szabályok mentén a rendszer dolgozik helyetted
Itt jön a lényeg. Ahelyett, hogy minden egyes bizonylatot kézzel címkéznél, szabályt állítasz be egyszer, és onnantól a Cashbook magától elvégzi a munkát.
Egy szabály három dologból áll:
- Mire vonatkozzon – dokumentum, számla, banki tétel vagy partner.
- Milyen feltétel(ek) teljesüljenek – pl. „a partner neve tartalmazza: Telekom”, „a bruttó összeg legalább 100 000″, „az irány: kiadás”.
- Melyik címkét tegye rá – a szabályhoz tartozó címkét.
A feltételeket ÉS / VAGY kapcsolattal fűzheted össze, így összetett logikát is felépíthetsz. A rendszer sokféle szempontot ismer: szöveg (tartalmazza, egész szóként tartalmazza, ezzel kezdődik, egyenlő), szám (nagyobb/kisebb, tartományban), dátum, valamint speciális mezők, mint a számla iránya (bevétel/kiadás) vagy a fizetési mód.
Élő előnézet
Miközben állítod a feltételeket, a szerkesztő azonnal megmutatja, hány és melyik tétel esne a szabály alá, és közülük hányon nincs még rajta a címke. Így már mentés előtt látod, jól céloztál-e.
Meglévő adatokra is, és a jövőben beérkezőkre is
Két pipával döntöd el, hogyan viselkedjen a szabály:
- „Aktív (fusson új adat beérkezésekor)” – mostantól minden újonnan beérkező bizonylatot (pl. banki import, NAV-ból behúzott számla) automatikusan felcímkéz a rendszer, a háttérben.
- „Címkék elhelyezése a már meglévő adatokon” – visszamenőleg is rátegye a címkét a korábbi, már bent lévő tételekre.
Így egy jól beállított szabály egyszerre rendbe teszi a múltat, és karbantartja a jövőt – anélkül, hogy bármit is kézzel kellene csinálnod.
Gyakorlati példák
Néhány valós szabály, amit percek alatt beállíthatsz:
- Telefonköltség: kiadás típusú számla, ahol a partner neve tartalmazza: „Telekom” → Telefon címke.
- Nagy tételek átnézése: számla, ahol a bruttó összeg ≥ 100 000 → Nagy összeg címke (könnyű havi ellenőrzéshez).
- NAV-befizetések: banki tranzakció, ahol a név tartalmazza: „NAV” ÉS az irány: terhelés → NAV címke.
- Szerződések: dokumentum, ahol a fájlnév ezzel kezdődik: „szerzodes” → Szerződés címke.
- Szállítási díjak tételszinten: számla, ahol a tétel neve tartalmazza: „GLS” → a Szállítás címke akár magára a számlasorra kerül.
Megtalálni, amit kerestél
A címkézés önmagában rendszerez – de a haszon akkor jön elő igazán, amikor szűrsz rá. A listanézetekben (dokumentumok, pénzügy, bank, partnerek, cégek) a címkeszűrővel egy pillanat alatt leszűkíted a találatokat. Több címke esetén megadhatod, hogy:
- VAGY – jelenjen meg minden tétel, amin bármelyik kiválasztott címke szerepel, vagy
- ÉS – csak azok, amelyeken mindegyik rajta van.
Sőt, külön rá is szűrhetsz a címke nélküli tételekre – ideális arra, hogy kiszúrd, mi maradt még besorolatlanul.
Kézi vagy automatikus? Együtt a legjobbak
A rendszer megjegyzi, hogy egy címke kézzel, új adatra automatikusan, vagy visszamenőleg került-e a bizonylatra. Ennek köszönhetően később szükség esetén célzottan is levehetők – például csak az automatikusan felrakott címkék, ha átállítanál egy szabályt. A napló pedig végig követhetővé teszi, mit és mikor dolgozott fel a rendszer.
Az előnyök röviden
- Kevesebb kézi munka: a szabályok a bizonylatok többségét automatikusan besorolják.
- Átláthatóság: színes, ikonos címkék egy pillantással elárulják, miről van szó.
- Gyorsabb keresés: címkeszűrő ÉS/VAGY logikával és „nincs címke” opcióval.
- Konzisztencia: ugyanaz a logika minden bizonylatra egyformán érvényes – nincs elfelejtett besorolás.
- Múlt és jövő egyben: a szabály visszamenőleg is rendez, és automatikusan karbantart.
- Könyvelőknek külön nyereség: cégenként külön címkekészlet és szabályok, így sok ügyfél is átlátható marad.
Próbáld ki!
Nyisd meg a Címkekezelőt, hozz létre egy-két címkét a leggyakoribb eseteidre, és állíts be hozzájuk egy szabályt. Az élő előnézetben rögtön látod a hatását – pár perc befektetés, ami hónapról hónapra visszahozza az árát.
A címkézés – a kézi és az automatikus is – a könyvelői és a vállalkozói előfizetés részeként érhető el. Ha ezek valamelyikével rendelkezel, a funkció azonnal használatba vehető; ha még nem, egy előfizetéssel a teljes címkézési eszköztár – címkék, szabályok, automatikus besorolás és szűrés – megnyílik előtted.
