Egy kérdés a könyvelőnek ritkán marad egyetlen üzenet. Elküldöd e-mailben, mellé teszel egy képernyőképet, telefonon pontosítasz, a választ pedig Viberen kapod meg. Két hét múlva már senki sem emlékszik, melyik számláról volt szó, és hová került a csatolt szerződés: „valamelyik levélben biztosan benne van…” A Cashbook Chat pontosan ezt oldja meg. A kérdés ott születik, ahol a bizonylat van, a válasz mellé kerül, a csatolt fájl pedig egy kattintással a cég dokumentumai közé költözik.
Mi az a Cashbook Chat?
A Cashbook Chat egy beépített üzenetküldő, amellyel a Cashbookból írhatsz a könyvelődnek és a munkatársaidnak. Nem kell hozzá külön alkalmazás vagy új fiók: ugyanazzal a belépéssel éred el, mint a Cashbook többi részét. Kétféle beszélgetést ismer:
- bizonylathoz kötött szálat, amely egy dokumentumhoz vagy például az adófolyószámlához tartozik, és később is ott találod;
- privát beszélgetést egy vagy több kiválasztott résztvevővel, bármilyen témában.
Mindkettőben küldhetsz fájlt, megemlítheted a kollégádat, és látod, ha a másik fél éppen ír, vagy ha már elolvasta az üzenetedet.
Kérdés egy bizonylatnál, a bizonylat mellett
Ha egy számlával kapcsolatban kérdésed van, a beszélgetést magánál a dokumentumnál indítod. A könyvelőd pontosan látja, melyik bizonylatról van szó, így nem kell képernyőképet küldened vagy számlaszámot diktálnod.
A képen: a számla szálában a könyvelő jelzi, hogy hiányzik a partner. A pótlás után lekönyveli, a vállalkozó pedig egy sorban lezárja az ügyet.
A szál később is a dokumentumnál marad. Ha hónapok múlva előkerül ugyanaz a számla, a teljes egyeztetés ott van mellette, nem kell a postafiókban keresgélned.
Szerződés átküldése, egyenesen a dokumentumok közé
A chatben küldött fájl nem vész el az üzenetek között. Csatolod, elküldöd, és ha a cég iratai közé való, egy kattintással áthelyezed a vállalkozás dokumentumai közé. Nem kell letölteni, átnevezni és újra feltölteni.
A képen: a vállalkozó elküldi az új bérleti szerződést a könyvelőnek, majd a fájl sarkában lévő nyíllal áthelyezi a Minta Kft. dokumentumai közé. Az üzenet alatt látszik, hová került.
Az áthelyezés előtt azt is látod, mennyi szabad tárhelye van a vállalkozásnak, így nem ér meglepetés.
Élő egyeztetés a kollégáiddal
A chat nemcsak a könyvelővel működik. Az irodai ügyeket a kollégáiddal is itt intézheted, és valós időben látod, mi történik a másik oldalon: megjelenik, ha éppen ír, és az is, ha már elolvasta, amit küldtél.
A képen: Tóth Eszter éppen ír, majd átküldi a nyomtató szervizszerződését. Dániel válaszát rögtön elolvassa, ezt az üzenet alatt megjelenő kis kép jelzi.
Nem kell telefonálnod, hogy megjött-e az üzenet: a válasz alatt látod, hogy a kollégád már elolvasta.
Gyakorlati példák
Néhány helyzet, amit a chatben percek alatt elintézhetsz:
- Hiányzó bizonylat a záráskor: a könyvelő a havi zárás szálában jelzi, melyik banki tételhez nincs számla, te pedig ugyanott csatolod.
- Számla besorolása: a számla mellett kérdezed meg, jó helyre került-e, a könyvelő pedig ott válaszol, ahol a bizonylatot is látja.
- Új szerződés: elküldöd a bérleti vagy szolgáltatási szerződést, és rögtön áthelyezed a cég dokumentumai közé.
- Bérek jóváhagyása: a kollégád a bérek szálában kéri a jóváhagyásodat a havi prémiumokra, te pedig egy üzenettel válaszolsz.
- Irodai beszerzés: a nyomtató, a bérleti díj vagy a szerviz ügye egy szálban marad, nem tíz levélben.
Az előnyök röviden
- Minden egy helyen: a kérdés, a bizonylat és a válasz együtt marad.
- Kevesebb félreértés: a könyvelő látja, melyik dokumentumról vagy oldalról írsz.
- Nincs elveszett melléklet: a fájl egy kattintással a cég dokumentumai közé kerül.
- Tudod, hol tart az ügy: látod, ha a másik fél ír, és azt is, ha elolvasta.
- Nem kell új alkalmazás: a Cashbook belépéseddel működik.
Próbáld ki!
A Cashbook Chat most béta állapotban van, és bármelyik Cashbook-felhasználó csatlakozhat hozzá. Kattints a felső sávban a Chat gombra, majd a Kipróbálom gombra. Ha mégsem neked való, bármikor kikapcsolhatod.
Ha már bent vagy a bétában, a jobb alsó sarokban egy buborék is megjelenik, amellyel bármelyik oldalról megnyithatod a chatet.
A legtöbbet akkor hozza ki belőle, ha a könyvelőd és a kollégáid is bekapcsolják. Kérd meg őket is, és a következő kérdésedet már ott tedd fel, ahol a bizonylat van.
A béta ideje alatt a chat előfizetéstől függetlenül minden Cashbook-felhasználó számára elérhető: ha be tudsz lépni a Cashbookba, a chatet is használhatod.
