Kontírozás digitálisan, elektronikus és papír alapú számláknál

Kell-e papíron kontírozni bármilyen számlát?

A számlákkal, könyveléssel kapcsolatos folyamatok és feladatok egyre több területen egyszerűsödnek azzal, hogy újabb és újabb elektronikus, online megoldások születnek. Ennek az egyik fő mozgatója maga az Adóhatóság, hiszen az online adatszolgáltatás már önmagában egy hatalmas előrelépés volt a könyvelői digitalizáció útján.

Emellett már olyan szoftverek is elérhetőek a piacon, amelyek kifejezetten a manuális munkafázisok csökkentését, az automatikus megoldások révén az ellenőrzések szükségességének minimalizálását és a gördülékenyebb könyvelői munkavégzést segítik elő. Ilyen a Cashbook is.

A fejlődés jó és szükséges, de rengeteg kérdés merül fel a cél felé vezető úton. Az egyik leggyakoribb, hogy szükséges-e kinyomtatva, kézzel kontírozni a számlákat, melyek elektronikusan érkeznek és elektronikusan elérhetőek a rendszerben? Ez egy nagy változás, ezért érthető, hogy sokan tartanak tőle.

Ugyanakkor, ha belegondolunk, nem is olyan régen még az is kérdés volt, hogy írhatjuk-e a napló sorszámot az eredeti bizonylatokra? Vannak, akik félnek megváltoztatni a megszokott rutinjukat, vagy csak bele sem gondolnak, hogy másképp is lehetne. De ezzel néha saját munkájukat nehezítik meg, hiszen a fejlődés megállíthatatlan, a berögzült módszereket érdemes időről időre felülvizsgálni.

Mindenekelőtt fontos megjegyezni, hogy az elektronikus számlák könyvelése sok szempontból speciális, ugyanakkor mivel egyre elterjedtebb ezek használata, ezért a legfontosabb, hogy ezekkel tisztában legyünk.

Ezeket a nagyon aktuális témákat jártuk körül a Cashbook stúdióbeszélgetés keretében, ahol szakértőként Mike Éva, a Saldo Zrt. gazdasági tanácsadója válaszolt a felmerülő kérdésekre.

Beszéljünk először is a papír számla és az elektronikus számla kezelésének szabályairól, mit kell tudni ezzel kapcsolatban?

A digitalizáció nagymértékben befolyásolja a könyvelők életét, ahogy mindannyiunkét is. A vállalkozók ez irányba mozdulása a 2021 évtől felgyorsult, amikor is az áfa törvény 10. számú melléklete előírta a kibocsátott számlák NAV online rendszerbe történő beküldését. Ez kétféleképpen történhet: ha számlázóprogramban készíti, akkor a programnak kell biztosítania automatikusan az azonnali számlafeltöltést a NAV rendszerébe. Ezzel szemben ha hagyományos, nyomdai előállítású számlatömbből állítja elő a vállalkozó, akkor a NAV online rendszerébe napi szinten manuálisan kell feltölteni.

Itt tapasztaltuk, hogy nagyon sokan áttértek a számlázóprogramok használatára. Még az a tévhit is elterjedt, hogy nem lehet használni a hagyományos, kézi számlatömböt. Ez nem igaz, de a NAV online rendszerébe napi szinten manuálisan kell elvégezni a feltöltését.

Fontos tudni, hogy a számlázóprogramokból papír alapú és elektronikus számla is kiállítható. Az egyik leggyakoribb kérdés, hogy hogyan lehet megkülönböztetni őket.

Az áfa tv tartalmazza az elektronikus számla definícióját. Eszerint az áfa törvényben meghatározott adatokat tartalmazó minden olyan bizonylat, amit elektronikusan bocsátanak ki és fogadnak be, elektronikus számlának minősül.

A vállalkozók életét ez nagyban megkönnyíti, hiszen emailben megkapják a bizonylatot, visszakereshető, egyszerűbb a továbbítás a könyvelő felé.

A könyvelő teendői is változnak e tekintetben, mely érinti a kontírozás, ill. a megőrzési kötelezettség kérdését.

Az áfa törvény előírja, hogy a papír alapú bizonylatokat papír alapon kell megőrizni az elektronikus bizonylatokra viszont kizárólag elektronikusan vonatkozhat a megőrzési kötelezettség.

Tehát egy elektronikus számla adóigazgatási azonosításra alkalmas bizonylatnak csak akkor minősül, ha az elévülési időn belül elektronikusan őrzi meg azt a vállalkozó.

A Cashbook és más hasonló rendszerek papír alapú bizonylatokkal is dolgoznak, melyet a vállalkozó befotóz vagy beszkennel. Ez alapvetően papír alapon kibocsátott bizonylat. Ha a vállalkozó papír alapon kapta kézhez és befotózva került a könyvelőhöz, ez attól még papír alapú bizonylatnak minősül és így a bizonylat megőrzési kötelezettség is papír alapon kell, hogy történjen.

Ettől függetlenül ezek a rendszerek jelentős időmegtakarítást jelentenek, hiszen a könyvelőnek nem kell várnia arra, hogy a vállalkozó elhozza a papír alapú bizonylatokat, mert azonnal látja őket, ha a vállalkozó befotózza. Tárolni alapvetően az ő feladata, hiszen főszabály szerint a bizonylat megőrzésének kötelezettsége az adózóé. Az irat őrzési helye a cég székhelye, csak akkor kell bejelenteni az adóhatóság felé, ha eltérő.

Ha a könyvelő kizárólag számlaképpel rendelkezik, mint például a Cashbook használata esetén, akkor tehát a vállalkozó kötelezettsége megőrizni a bizonylatokat.

Egy speciális eset, ha a számlát számlázóprogramból pdfben nyomtatnak ki, nem eleve elektronikus számla, akkor ez elektronikus számlának minősül-e?

Ahogy korábban említettük is, az áfa törvény szerint elektronikus számlának az tekinthető, amelyet elektronikus úton bocsátanak ki és fogad be a vevő. Tehát tudni kell, hogy a számla hogyan jut el a vevőhöz. Ha emailen küldik el, akkor megvalósul a fenti szabály, tehát elektronikus számlának minősül. Fontos még, hogy a vevőnek kell biztosítania a számla elektronikus megőrzését, tehát el kell tudnia menteni a pdf állományt. Ha például csak nyomtatható a pdf, nem menthető le, akkor az távnyomtatásnak minősül, és ez esetben papír alapúnak tekintendő a számla.

Eljutottuk odáig, hogy már látjuk, miért marad az elektronikus számla elektronikus a Cashbook rendszerében is, és hogy a papír számla miért nem válik elektronikus számlává a könyveléshez történő befotózástól. Tudjuk azt is, hogy ha a könyvelő ez alapján könyvel, akkor a vállalkozónak kell rendelkeznie az eredeti számlával.
Fölmerül viszont a kérdés, hogy meddig terjed a könyvelő felelőssége? Hiszen ezekkel a modern megoldásokkal gyakorlatilag a könyvelőprogramban csak rákattint egy tételre és megjelenik egy kép, amit az ügyfél befotózott. Ez elsősorban a szállító számlák esetében kérdés, mire kell figyelnie a könyvelőnek?

Itt legtöbb esetben papír alapú bizonylatokról beszélünk, mely a vállalkozónál található meg, a könyvelés a számlakép alapján történik. A könyvelőnek kötelessége adójogilag megvizsgálni, hogy az adott bizonylat megfelel-e a jogszabályokban előírtaknak. Ebben az esetben, amikor számlakép alapján dolgozik, feltételeznie kell, hogy az megegyezik a papír alapú eredeti bizonylattal. Célszerű a vállalkozóval kötött szerződésben kikötni, hogy a vállalkozó vállalja annak a felelősségét, hogy az általa beszkennelt, befotózott kép minden adatában megegyezik a papír alapú bizonylattal.

A könyvelő ez esetben teljes mértékben ugyanúgy jár el, mint egy normál papír alapú bizonylatnál, megvizsgálja, hogy alakilag, tartalmilag megfelelő bizonylatról van-e szó. Ha hibát talál, például hiányos számlát tételez fel, vagy rossz a teljesítési időpont, esetleg az áfa kulcs, ezekben az esetekben ugyanúgy kell eljárni, mintha az eredeti papír alapú számlával dolgozna, számlamódosítást kell kérnie.

Viszont abban az esetben, ha a számlakép homályos, vagy nem teljes, például csak a számla fele látszódik, akkor fel kell hívnia a figyelmet és újra bekérni azokat a számlákat.

Van egy segítsége is a könyvelőnek, hiszen a szállító számlák adatait a NAV online rendszeréből le tudja tölteni, és ezeket az adatokat hozzá tudja tenni a befotózott számlához. Ha esetleg a számlakép nem jól olvasható, de az megállapítható, hogy a számla adatai az OSA-ból letöltött adatokkal megegyeznek, akkor ez egy plusz biztonság neki, ha jól értem?

Igen, tehát bármely esetben, ha kétség merül fel a számlával kapcsolatban, a NAV online adatszolgáltatási rendszere egy ellenőrzési támpontot jelent a könyvelőnek, hiszen ott szerepelnek a NAV által is elfogadott számlaadatok.

Ha jogkövetési vizsgálatot indít a NAV a vállalkozással szemben, akkor mi történik? Van-e bevett szokás? A NAV egy korábbi nyilatkozatában szerepelt, hogy mivel elektronikusan kéri ő is az adatszolgáltatást a vállalkozásoktól, az ellenőrzéseket is elektronikusan akarja lefolytatni. Ezzel kapcsolatban mi a tapasztalatotok?

Igen, ez a jellemző. Az adóhatóság az ellenőrzések túlnyomó többségét már elektronikusan folytatja le. Erre megfelelő eljárás a már eleve beszkennelt, befotózott dokumentumok beküldése a Cashbook rendszeréből. Ha mégis papír alapon kérné be, a vállalkozónál rendelkezésre áll a papír alapú bizonylat, ahogy azt korábban a megőrzési kötelezettség kérdésénél érintettük.

Az egyik legfontosabb kérdés, amivel leggyakrabban találkozunk, hogy a könyvelők nem tudják, hogy a digitális megoldások használata esetén hogyan kontírozzanak, hogyan vezessenek napló sorszámot a számlára?

Itt külön kell választani az elektronikus számlák és a papír alapú számlák kezelését bizonyos tekintetben. Elektronikus számlák esetében a számviteli törvény kiegészült egy új ponttal. A korábbi szabályozás továbbra is életben van, miszerint:

• a könyvelés módjára,
• könyvelési tételekre,
• rögzítés időpontjára
• és magának a könyvelés igazolására el kell látni ezekkel az adatokkal a bizonylatot.

Ez egészült ki azzal, hogy ennek logikai hozzárendeléssel is eleget lehet tenni az utólagos módosítás lehetőségének kizárásával és az egyértelmű hozzárendeléssel.

Az elektronikus számlák tekintetében az adóhatóság elfogadja, ha az elektronikus számlát kinyomtatja a könyvelő, és papíron kontírozza. De ettől függetlenül elektronikus számlának tekintendő a számla. Ez ott lehet hasznos, ahol nagy mennyiségű a papír alapú és kevés az elektronikus számla.

A papír alapú számlák kontírozása esetében a korábbi gyakorlat az volt, hogy magára a számlára helyezik el a könyvelők ezeket a tételeket. Vagy gyakran a papír számla mellé tűztek egy külön lapot, ez így a papír alapú számla melléklete lett egy másik dokumentum, a kontírozási lap.

Ugyanez történik, amikor egy szkennelt számláról van szó. Ez a logikai hozzárendelés elektronikusan is megvalósítható egy csatolmányon keresztül. Fontos, hogy az utólagos módosítás lehetősége ki legyen zárva.

Egy másik lehetőség egy iktatószám hozzárendelése, ez esetben ehhez a számhoz kapcsolódnak a szükséges adatok. További megoldás, hogy a könyvelőprogramból kinyert kontírozási lista esetén (mely tartalmazza ezeket az adatokat) szintén az a fontos, hogy az utólagos módosításra ne legyen lehetőség.

Ha azt feltételezzük, hogy a könyvelőprogram minden, törvény által előírt adatot tartalmaz, amitől megfelel a vonatkozó szabályoknak, és azt tudjuk, hogy a számlaképen rajta van, akkor a logikai kapcsolat már attól létrejön, hogy a könyvelőszoftverbe rögzített adatok minden előírásnak megfelelnek.

Igen, ez így van, és fontos, hogy a számla visszakereshető legyen, tehát egyedi azonosító alapján egyértelműen beazonosítható. Például a számlakibocsátó adószáma és a számla sorszáma egy olyan egyedi kombináció, mely nem ismétlődhet és nem változhat meg és a könyvelőprogramban megtalálható.

Mint tudjuk, a NAV egyre inkább elektronikus kapcsolattartásra kötelezi a vállalkozásokat. Egyre több vállalkozásnál, könyvelőirodánál rendelkezésre állnak szkennelve, vagy Cashbookban a bizonylatok. A NAV csak nagyon különleges esetben fogad el ellenőrzés vagy jogkövetési vizsgálat során papír alapú bizonylatokat. Mi értelme van így a papíralapú megőrzésnek? És hány évig kell azt megőrizni? Mást ír a számviteli törvény (10 év) és mást az adótörvény (6 év).

Valóban, az adóhatóság az utóbbi időben jellemzően elektronikus úton kéri be a dokumentációt az ellenőrzések során, de a megőrzésre vonatkozó előírásokat törvény tartalmazza, és amíg a törvény így szabályoz, addig papír alapon kell megőrizni a papír alapú számlákat. Eltérő időtartamot ír a számviteli és az adótörvény, de mivel mindkettő jogszabályi kötelezettséget jelent, a hosszabb időtartamút kell figyelembe venni.