2025. július 1-től életbe lép a 273/2007. és a 19/2009. kormányrendeletek módosítása, miszerint a villamosenergia és földgáz-kereskedők, illetve elosztók nem lakossági ügyfelek számára már csak elektronikus számlát bocsáthatnak ki.
Mindenkit érint a változás?
Igen, azaz minden vállalkozást, tehát a szolgáltatók nem lakossági ügyfeleit. Ha például egy egyéni vállalkozó lakossági szerződést köt az energiaszolgáltatóval, akkor ez az új előírás nem vonatkozik rá.
Milyen teendőt jelent ez a gyakorlatban?
Először is, meg kell győződni arról, hogy megfelelően hitelesített számlát állítanak ki a vállalkozás részére, és biztosítani kell a számlák befogadásának és archiválásának folyamatát. Ha a dokumentumkezelés teljes életútját végiggondoljuk és átlátjuk, akkor el tudjuk kerülni a fennakadásokat és a többlet adminisztrációt.
Hogyan kell archiválni az elektronikus számlákat?
A jogszabály szerint (1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet) az elektronikus dokumentumokat – így a közüzemi számlákat is – olyan módon kell megőrizni, amely védi az elektronikus dokumentumot a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen.
Mindez azt jelenti, hogy nem tárolhatóak egyszerűen a beérkezett e-mail üzenetek között vagy egy mappában a laptopunkon.
A fenti elvárásokat figyelembe véve mindenki saját lehetőségei és igényei szerint alakíthatja ki az archiválás rendszerét, biztosítva a dokumentumok megfelelő védelmét. Ez lehet egy belső fejlesztésű megoldás is, de a piacon elérhető számos lehetőség, köztük a Cashbook elektronikus számlaarchiválási szolgáltatásai is.
Jogszabályi követelmények – a NAV és az ITM rendelet eltérései
Nemzeti Adó és Vámhivatal elvárásai:
- Az elektronikus számlát olyan módon kell archiválni, hogy az bármikor bemutatható legyen az adóhatóság számára.
- Ha az archiválás helye különbözik a vállalkozás székhelyének címétől, akkor azt az adóhatóság számára be kell jelenteni.
- Az archivált dokumentumokat védeni kell:
- törlés,
- megsemmisítés,
- véletlen sérülés,
- jogosulatlan hozzáférés,
- utólagos módosítás ellen.
Az ITM rendelet szerint (ha legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás van a dokumentumon):
- Az aláírás érvényességét ellenőrizni kell, és azt folyamatosan fenn kell tartani.
- Ha több dokumentumon ugyanaz az aláírás szerepel, azokat együtt kell kezelni.
- Az archivált dokumentumokat védeni kell:
- törlés,
- megsemmisítés,
- véletlen sérülés,
- jogosulatlan hozzáférés,
- utólagos módosítás ellen.
Elektronikus számlaarchiválási szolgáltatások a Cashbookban
Látható, hogy elég nagy az átfedés a NAV és az ITM rendelet által támasztott elvárások között. Ennek ellenére a Cashbooknál úgy döntöttünk, hogy lehetőséget biztosítunk kétféle szolgáltatás igénybevételére, melyközül a felhasználó szabadon választhat.
1. Alap archiválási szolgáltatás: Nemzeti Adó és Vámhivatal elvárásainak megfelelő archiválási szolgáltatás, amely minden könyvelői vagy vállalkozói előfizetésben díjmentesen rendelkezésre áll.
2. Emelt szintű archiválás (hamarosan): Az ITM rendeletnek megfelelő (ha legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás van a dokumentumon) archiválási szolgáltatás, amely minden könyvelői vagy vállalkozói előfizetésben rendelkezésre áll. Az archiválás díjmentes, azonban az érvényesség fenntartása lejáratonként díjfizetéshez kötött. Az emelt szintű szolgáltatás jogi jóváhagyására várunk, amint ezt megkapjuk, egy gombnyomással átemelhető ide az alap archiválás.
Fontos megjegyezni, hogy az Archívum csak akkor és addig érhető el, amíg van könyvelői vagy vállalkozói előfizetés az adott vállalkozáshoz. Amennyiben a szolgáltatás megszüntetésre kerülne, előtte lehetőséget biztosítunk a teljes archívum letöltésére.
Az archiválás módjai a Cashbookban
A rendszerbe bekerülő dokumentumok archiválása kétféleképpen történhet:
- Kézi archiválás: A dokumentum adatlapján indítható az archiválási folyamat egy gomb megnyomásával.
- Automatikus archiválás: Beállítható a Cashbook fiókban, hogy ha a rendszerbe bekerül egy dokumentum, amin van elektronikus aláírás és megfelel az archiválási szabályoknak, akkor arra induljon el automatikusan az archiválási folyamat.
Archiválási folyamat
Az archiválási folyamat első lépése, hogy a rendszer megbizonyosodik a megfelelő elektronikus aláírás létezéséről. Ha ez rendben van, akkor a dokumentum a Cashbook egy erre a célra kialakított és az AWS által tanúsított WORM és Legal hold) tárolójába kerül, ahol védve van a:
- törlés,
- megsemmisítés,
- véletlen sérülés,
- jogosulatlan hozzáférés,
- utólagos módosítás ellen
Az archiválás az aláírás érvényességének kezdetétől számított 13 éven keresztül tart.
Amennyiben az ITM rendelet szerinti archiválási szolgáltatás került beállításra, abban az esetben a rendszer a dokumentum érvényességi idején, vagy ha az aláírásnál használt tanúsítvány hamarabb jár le, akkor abban az időpontban egy konténerbe helyezi az aláírt dokumentumot, majd új elektronikus aláírással és időbélyeggel látja el.
Archivált dokumentumok elérése
Az archívumban található dokumentumok a „Dokumentumok” menüpontban az „Archívum” feliratú gombra kattintva érhetőek el.
Egyszerűsítő funkció könyvelőknek
Könyvelő felhasználóknak a Dokumentumok Archiválása szolgáltatás beállításai között a „könyvelt cégek” fülön lehetőségük van csoportosan kezelni a könyvelt vállalkozásokhoz kapcsolódó automatikus archiválás beállításait.
