Egy új vállalkozás indításakor – és egy könyvelő vállalkozás is ide tartozik – fel kell mérni, milyen tudásra van szükség annak sikeres működéséhez. Az alapvető szakmai ismeretek mellett számos területtel kell foglalkoznia egy vállalkozás tulajdonosának.
Az egyik legfontosabb ezek közül az ügyfélszerzés. Ez a legtöbb iparágban, főleg induláskor még nem tudatos és átgondolt. Sok esetben az első partnerek az ismeretségi körből kerülnek ki, illetve elindul az ajánlási rendszer, így kerülnek előtérbe az ismerősök ismerősei. Nagy előnye ennek, hogy nincs költsége, magától működik. Ugyanakkor egy kezdő vállalkozás esetében még nem válogat az ember, így olyanok is bekerülnek az ügyfélkörbe, akikkel esetleg a későbbiekben már nem szívesen dolgozik együtt a könyvelő. A dolog anyagi oldala is másképpen alakul a kezdetekkor, mint egy már működő könyvelőiroda esetében. Az elején a díjak alacsonyabbak a normál piaci árnál, hiszen ilyenkor erős az úgynevezett „cashflow-nyomás”, azaz hogy mielőbb átforduljon pozitívba az egyenleg, kitermelje a vállalkozás a költségeit.
Fontos, hogy ne maradjon az ügyfélkör alapja 20-30 olyan cég, akik keveset fizetnek és még az együttműködés sem gördülékeny velük. Onnantól kezdve, hogy eléri a könyvelő vállalkozás a cashflow pozitív állapotot, már válogatni kell a partnerek között és elindulni a piaci ár felé. Az újabb ügyfeleket már alaposabb átvilágítással és magasabb áron kell behozni, illetve a meglévőket is felül kell vizsgálni.
Ügyfélkör optimalizálás – ne féljünk az elengedéstől
Az, hogy valamely könyvelt vállalkozás még a kezdetekkor vált ügyféllé, még nem jelenti, hogy mindig azon a nyomott áron kell dolgoznunk vele, mint az elején. Ugyanakkor kritikus pont, hogy a könyvelő el meri-e engedni azokat az ügyfeleket, akikkel nem éri meg együttműködnie.
Mindenkinek joga van eldönteni, kinek dolgozik és kinek nem.
És nem csak az anyagiak határozhatják meg, ki a jó ügyfél. Erre jó példa a Cashbook használata, hiszen sokszor láttuk, hogy ez is fontos szempont lehet. Hiszen a könyvelő számára ez óriási időmegtakarítás, az előkészítő feladatok, az adminisztráció a felére csökken, így optimalizálható a munkavégzés, gyakorlatilag ez egyfajta áremelés is, hiszen egy ügyfélre kevesebb időt kell szánnia.
A Cashbook könyvelők közül akik átálltak a papírmentes, digitális könyvelésre, válaszút elé kellett állítaniuk ügyfeleiket: vagy használják a rendszert, vagy nem tudnak tovább együtt dolgozni. Ennek alternatívája, ha például kétféle árat alkalmazunk, a digitális és az analóg, azaz hagyományos könyvelésre. Utóbbi értelemszerűen magasabb, hiszen ez esetben több adatrögzítési, adminisztrációs feladat hárul a könyvelőre és munkatársaira.
Az érem két oldala
Nem csak a könyvelő számára fontos, hogy kivel dolgozik, a vállalkozók számára is fontos a bizalom. Ennek alapja lehet egy jól működő rendszer, hogy az ügyfelek lássák, hogy alakul a cashflow, mennyi áfára számíthatnak, banki és egyéb háttérinformációkkal együtt. Sokkal előnyösebb, ha ő maga lát indent egy rendszerben, nem a könyvelőt hívogatja, aki csak mond egy számot.
A vállalkozók számára nagy előrelépés, ha érti, mi történik, nem egy fekete doboz a könyvelés. Továbbá neki is hasznos, ha a könyvelő nem azzal tölti az idejét, hogy adatot rögzít, előkészíti a könyvelés, papírokat tologat, hanem például adótanácsadással segít, vagy szól olyan törvényi változásokról, ami érinti az adott ügyfelet.
Tudni kell nemet mondani
Az ideális ügyfél meghatározása fontos lépés a stabil vállalkozás felé vezető úton. Tudni kell nemet mondani. Nem muszáj minden új ügyfelet elvállalni. Mérlegelni kell és meghatározni azokat a paramétereket, amik azt jelzik, hogy nem megfelelő partnerrel állunk szemben – ez esetben azonnal el kell utasítani.
A minőség mindig fontosabb kell, hogy legyen, mint a mennyiség, a munka értéke legyen arányban a díjazással. Ehhez tudni kell, mennyit ér a munkánk, az időnk? Tisztában vagyunk-e azzal, hogy melyik ügyfélre hány órát fordítunk? Egy egyéni vállalkozó könyvelése akár egyszerűnek is tűnhet, de azért csak elmegy vele pár óra egy hónapban, így az ötezer forintos havidíj nem lesz arányos a munka mennyiségével.
Inkább legyen kevesebb ügyfél, de azok akár a piaci átlag fölött fizessenek, így több idő marad rájuk, ezáltal magas szakmai színvonalon tudjuk őket kiszolgálni.
Hogyan együnk meg egy elefántot?
Természetesen nem egy nagy harapással, hanem kis részletekben. Ugyanígy tudjuk óvatosan, nagyobb kockázatvállalás nélkül optimalizálni az ügyfélkört.
Nem jelentünk be egyszerre mindenkinek áremelést és kötelező digitalizációt, hanem átnézzük a vállalkozásokat, és azokkal kezdjük, akik a leginkább hajlandóak változtatni, akikkel a legjobb a kapcsolat.
Lépésről lépésre, ügyfélről ügyfélre haladunk. Így szép lassan elérjük, hogy egyre több ügyfelünk fizessen olyan árat, ami számunkra is megfelelő, és egyre többükkel vezethetünk be digitális megoldásokat, melyekkel jelentős mennyiségű munkát és időt takaríthatunk meg. Mire eljutunk a legkritikusabb ügyfelekig, addigra már magabiztosabbak leszünk, látjuk, mire kell odafigyelni és mit tudunk elérni. Ugyanakkor ha olyan ügyféllel állunk szemben, aki nem nyitott az együttműködés javítására és a magasabb díj fizetésére, akkor tőle érdemes elköszönni és a felszabaduló energiát a megmaradó, többet fizető vállalkozásokra fordítani.
Versenyelőny specializálódással
Az alapvető szaktudás mellett az is előnyt jelenthet az ügyfélkör alakításában, ha egy-egy jól bevált területre fókuszálunk. Ha az új érdeklődők azt látják, hogy már több hasonló cégnek dolgozik az adott könyvelő, akkor eleve nagyobb bizalommal fordul felé. Könnyen megindulhatnak az ajánlások is, hiszen az egy szektorban dolgozók ismerik egymást, adott esetben ajánlhatnak egymásnak könyvelőt.
Amikor kialakul, hogy mely iparágakban van leginkább otthon egy könyvelő, már nem csak szigorúan vett könyvelési feladatokban lehet együttműködni az ügyféllel, szélesebb körű tanácsadás és egyéb területek is szóba jöhetnek.
A siker kulcsa a minőségi ügyfélkör. Lehet, hogy ez kevesebb ügyfelet jelent, de olyanokat, akiknek szívesen dolgozunk, akik számára egy magas színvonalú szolgáltatást tudunk nyújtani, ők ezt szívesen megfizetik és végeredményben a mindennapokat nem a stressz és a túlterheltség fogja uralni.
A teljes beszélgetés megtekinthető az alábbi videóra kattintva:
