Milyen mértékű együttműködés várható el az ügyféltől a papírmentes könyvelés elősegítéséhez?
Az egyik legtöbbet vitatott téma a papírmentes könyveléssel kapcsolatban, hogy az ügyfél milyen együttműködésre vehető rá, vagy rosszabb esetben kötelezhető. A könyvelők jelentős része ezen a ponton szokott elakadni: „Hiába szeretnék digitalizálni, ha az ügyfél nem hajlandó változtatni a megszokásain.” A jó hír az, hogy a papírmentes működéshez ma már nem kell az ügyféltől nagy áldozatot kérni – sőt, sok esetben inkább kevesebb dolga lesz, mint eddig.
Mi a minimum?
Ha nem akarsz tovább olvasni és abszolút a minimum erőfeszítés érdekel, akkor az első lépés, ami a legnehezebb ügyfelek számára is egyszerűen megléphető:
„Cashbook mobilalkalmazással befotózza a számlákat és pont.”
Még adatokat sem kell megadnia, mert egy beállításnak köszönhetően (amit a könyvelőnek kell megtenni) AI segítségével a bekerülő számlaképek vagy összevezetésre kerülnek az OSA adatokkal, vagy az AI elkészíti belőle a pénzügyi tételt, és már lehet is könyvelni a könyvelőprogramban számlaképpel együtt.
Persze a folyamat a te oldaladról igényel még némi törődést, mert
- az ügyfelet meg kell hívni,
- akinek el kell fogadnia a meghívót (pár kattintás), és
- le kell töltenie az alkalmazás-áruházból a Cashbook mobilalkalmazást a telefonjára.
Ez összesen néhány perc, jellemzően egyszeri feladat, ami után a rendszer magától működik. Érdemes az első alkalommal együtt végigcsinálni az ügyféllel – akár telefonon vagy képernyőmegosztással –, mert ha egyszer látja, milyen egyszerű befotózni egy számlát, onnantól nem lesz vele gond.
Miért fontos?
Gondolj csak bele, mit jelent ez a gyakorlatban:
nincs többé gyűrött papírokkal teli szatyor a hónap végén, nincs elveszett benzinszámla, és nincs az a bizonyos „majd hozom legközelebb”. Az ügyfél a vásárlás pillanatában, ott a kasszánál elővesz egy telefont, kattint egyet, és a számla már úton is van hozzád. Ez nemcsak neked
könnyebbség, hanem neki is: nem kell gyűjtögetnie, nem kell rendszereznie, és nem kell attól tartania, hogy egy fontos bizonylat a mosógépben végzi.
Hogyan léphetsz tovább?
Ha az ügyfél is lát fantáziát az együttműködésben, akkor számtalan további megoldás áll rendelkezésre. Például
- beküldheti e-mailben a Cashbook-fiókjába (minden vállalkozás kap egy Cashbookos e-mail-címet, ami mellékletként tudja fogadni a számlaképeket),
- feltöltheti a webes felületén egyesével vagy csoportosan, egyszerre akár 1000 számlaképet is,
- beköthet saját FTP-mappát,
- GoogleDrive- vagy Dropbox-mappából is szinkronizálhatja.
Ezek a csatornák azért fontosak, mert nem minden ügyfél egyforma. Van, aki telefonról fotózik, van, aki inkább a beérkező PDF-eket továbbítja e-mailben, és van olyan nagyobb vállalkozás is, amelynél a bejövő számlák eleve egy megosztott mappába érkeznek. A lényeg, hogy az ügyfél a saját, már meglévő szokásához igazíthatja a beküldést, nem pedig fordítva. Nem neki kell alkalmazkodnia egy merev rendszerhez – a rendszer alkalmazkodik hozzá.
Lépésről lépésre
A kérdés tehát mindig az, hogy mi az a minimum, amire az ügyfél hajlandó. Fontos, hogy ezt ne valamilyen nagy „digitalizációs projektként” add el neki, amitől sokan megijednek, hanem egyetlen apró, konkrét lépésként: „Csak fotózd le a számlát, a többit én elintézem.” A tapasztalat azt mutatja, hogy ha az első lépés elég kicsi és kézzelfogható, az ügyfelek jó része magától megy tovább a többi kényelmi funkció felé, amint látja az előnyöket.
Mit tegyél, ha nem működik együtt?
Ha valaki mégis ódzkodik, akkor sincs vége a világnak. A tapasztalat azt mutatja, hogy az ellenállás mögött szinte mindig ugyanaz a három ok áll: az ügyfél nem érti, mit nyer vele, fél, hogy bonyolult lesz, vagy egyszerűen megszokásból ragaszkodik a papírhoz. Mindháromra van válasz.
-
Ha nem érti a hasznot, ne a te adminisztrációdról beszélj neki, hanem az övéről: nem vész el számla, nem kell gyűjtögetni, és a hónap vége nem a boríték keresgélésével telik. - Ha fél a bonyolultságtól, csináld végig vele élőben az első számlát. Egyetlen sikeres fotó többet ér minden magyarázatnál.
- Ha csak megszokásból ellenáll, tedd meg az első lépést helyette: küldd el a meghívót, és kérd meg, hogy „csak próbálja ki egy hétig”. A rövid, veszélytelen próbaidő a legtöbb kételkedőt átlendíti. A Cashbooknál az első hónap úgyis díjmentes.
Nehezebb esetekben az is működhet, az beépíted az áraidba azt a plusz manuális munkát, ami a nem megfelelően érkező könyvelési anyag okoz. Legyen az késedelem miatti extra, scannelés, előkészítési feladat vagy bármi egyéb.
És ha egy kis plusz megerősítésre lenne szükség, küldd el valamelyik vállalkozói képzésünkre: általában havonta tartunk online, ingyenes bevezetést, ahol a teljes rendszert bemutatjuk, kifejezetten vállalkozóknak. Az aktuális képzési dátumokat Eseménynaptárunkban mindig megtalálod.
A papírmentes könyvelés nem attól lesz sikeres, hogy tökéletes rendszert építesz, hanem attól, hogy megtalálod azt a minimumot, amire ez az adott ügyfél hajlandó — és onnan építkezel tovább. A legjobb hír pedig, hogy ezt a minimumot ma már egyetlen kattintás jelenti.
