számlakép XML TÁRSíTó funkció
Automatizált megoldás a számlaképek és NAV adatszolgáltatás XML társítására
A szállító számlák számlaképei több úton is érkezhetnek a Cashbookba, és amennyiben például nem integrált számlázóprogramból vagy OSA-ból érkezik a könyvelendő adatállomány, akkor a párosítás lehetőséget ad, arra, hogy a könyvelőprogramban számlakép jelenjen meg és ez alapján történjen a könyvelés.
Nagyobb mennyiségű szállító bizonylat esetén a kézi társítás időigényes és nehézkes lehet, ezt váltja ki az XML társító. Ezzel a szolgáltatással automatikusan megoldható akár több ezer számlakép és XML állomány (pénzügyi tétel) párosítása is.
Hogyan működik?
A funkció OCR technológiával, azaz karakterfelismeréssel működik.
A feltöltött számlákat kijelöljük, majd az “átadás xml párosításra” opciót választva az XML társító meg is kezdi a feladatot. A funkció menüpontjában követhetjük, hogy melyik számlakép társítása volt sikeres és melyik nem.
Hogyan érhető el a funkció?
A számlakép XML társító könyvelői előfizetésben vagy vállalkozói előfizetésben érhető el és a Cashbook „Szolgáltatások” menüpontjában kapcsolható be.
Az első bekapcsolásakor kipróbálásra könyvelői előfizetésben 25, vállalkozói előfizetésben vagy vállalkozói bővítménnyel 50 darab sikeres társítást lehet felhasználni. A későbbiekben vásárolható kiegészítőként plusz mennyiség az Előfizetésem menüpontban.
Fontos, hogy a társító csak a sikeres társításokért von le kvótát, a feldolgozás idejére csak lefoglalja az egyenleget és ha a társítás kimenetele sikertelen lett, akkor a befoglalt kvóta felszabadul.
A társítás menete
A dokumentumok menüpontból lehet a megjelölt dokumentumokat átadni számlakép XML társításra, vagy ha be van állítva az automatikus átadás, akkor a beérkező dokumentum első ellenőrzései után ha nem tartozik pénzügyi tételhez és PDF vagy kép típusú dokumentum, akkor átadásra kerül.
1. Feldolgozás
A Cashbook a dokumentumot átadja analizálásra, ami egy feldolgozási soron megy keresztül. Ez azt jelenti, hogy a feldolgozás sorban állás alapján történik az átadásnak megfelelően időrendi sorrendben. Ezért a tömegesen vagy egyszerre nagyobb mennyiségben átadott dokumentumok analizálása feltorlódhat és akár 30 percet is igénybe vehet.
Az első feldolgozási szinten a funkció alapadatokat és további értelmezhető tartalmakat azonosít a dokumentumról.
Az analizálás eredménye lehet sikertelen, ha a rendszer nem képes értékelhetően elemezni és feldolgozni a dokumentumot. Ebben az esetben a számlakép XML társító szolgáltatás listáján a dokumentum meg lesz jelölve: „Nem feldolgozható”.
2. A sikeres analizálás után elindul az első adategyeztetés a dokumentumról begyűjtött adatok alapján.
Irányadó adatellenőrzési szempont a dokumentumról azonosítható adószámok halmaza, amiből a vállalkozás saját adószáma ki van zárva így a további adószámok alapján azonosítható, milyen partner számlájáról van szó.
Ez után többlépéses ellenőrző módszer alapján próbálja meg beazonosítani vagy a megtalált bizonylatszám vagy a dokumentumon szereplő szövegekben fellelhető lehetséges bizonylatszám alapján, hogy melyik pénzügyi tételhez tartozik a dokumentum.
Az első párosítási kísérlet a sikeres analizálás után történik.
- Ha nincs eredménye, akkor 10 perc múlva újra próbálja.
- Ha ismét nincs eredmény, akkor 1 óra után újra próbálja.
- Ha ismét nincs eredmény, akkor 2 óra után újra próbálja.
- Ha ismét nincs eredmény, akkor 4 óra után újra próbálja.
- Ha ismét nincs eredmény, akkor általában addigra eltelik 24 óra és a társító a Textract segítségével egy teljes szöveges tartalom analizálást végez bővebb adattartalommal és az alapján ismét lefut a társítás kísérlete.
- Ha ismét nincs eredmény, akkor 24 órával később újra próbálja.
Ha ez után sincs eredmény, akkor a dokumentumot megjelöli Sikertelen párosítás állapottal és kilép a folyamatból.
3. Sikeres társítás
Ha sikeres lett a társítás, akkor megjelöli a dokumentumot „Sikeres párosítás” állapottal és elvégzi a dokumentum pénzügyi tételhez társítását. Ebben az esetben von le kvótát az egyenlegből a rendszer.
Ha a pénzügyi tételnek közben már van számlakép típusú dokumentuma, akkor a számlakép XML társítón keresztül ment dokumentum egyéb dokumentum lesz a pénzügyi tételnél.
Ha szükséges a beállítások alapján, akkor elvégzi a társító a pénzügyi tétel jóváhagyását is számlakép társítás miatt.
Mennyibe kerül?
Könyvelői előfizetésben 25 társítás, vállalkozói előfizetésben 50 társítás érhető el külön költség nélkül.
Ezen felül további kvótamennyiség vásárolható: bármely előfizetés esetén +100 db társítás költsége 2500 Ft+Áfa.
Maradt még kérdésed?
Vedd fel velünk a kapcsolatot, és segítünk mindenben.
