2. Vállalkozások fejlődési fázisai

avagy a könyvelő is vállalkozó

Ahogy az előző leckében írtam, a vállalkozásoknak is vannak fejlődési fázisai, amelyek ismerete nélkül szinte borítékolható a megrekedés egy alacsony szinten. Ezeknek a fejlődési fázisoknak komoly szakirodalma van, ezért én kifejezetten a könyveléssel foglalkozó vállalkozások fejlődési fázisait mutatnám meg. Ezeket nagyon jól látjuk a Cashbooknál, mert sok ezer könyvelő ügyfelünk van, sokukkal ráadásul személyes a kapcsolat.

1. Az indulás fázisa

Az első fejlődési fázis maga az indulás fázisa. Amikor a legfőbb cél az induló ügyfélkör felépítése, akiktől jövő bevétel már több, mint a kiadások. 

Itt van a legtöbb könyvelő és könyvelőiroda (összességében könyvelő vállalkozás) megrekedve. És ennek a teljesen normális, törvényszerű velejárója a túlterheltség és az alacsony jövedelmezőség!

2. A növekedés alapjainak megteremtése

A második fázis a növekedés alapjainak megteremtése. Az első fázisban felépült egy “szedett-vedett” ügyfélkör, többnyire piaci és/vagy önköltségi ár alatt. A 2. fázisban a legfontosabb lépés az “ÜGYFÉLKÖR MINŐSÉGI FELJAVÍTÁSA”, továbbá minimum a piaci árak elérése áremelésekkel és minőségi ügyfél cserékkel. 

Ez a szükségszerű következő lépés minden könyvelőiroda számára! 

Egyszerű a matek, ebben a fázisban el kell tudnod érni, hogy akkora nyereséggel tudjon dolgozni az irodád, hogyha 500 órát kell egy hónapban szolgáltatni az ügyfeleknek, akkor legyen elég pénzed kifizetni annak a +2-3 munkatársnak a bérköltségét, akikkel ezt az 500 órát hosszú távon fenntartható módon tudjátok szolgáltatni. 

A “hosszútávon fenntartható módon” azt értem, hogy senki nem rokkan bele a munkába, nem ég ki, és jól működik a helyettesítés is, pl. nyári szabadságok, betegségek, babázás esetén.

Nincsenek csodák. Egy olyan könyvelő vállalkozás, akinek van 150 ügyfele, az nem tud olyan költséghatékonyan működni, mint akinek van 20 és azt egyedül el tudja látni. Viszont a 150 ügyfél kiszolgálásához:

  • már csapat kell (min. 5-6 fős),
  • és komoly informatikai háttér,

aminek költségei vannak, és azt ebben a fázisban ki kell tudni termelni. Ha nem, akkor soha nem fogsz a 150 ügyfélig eljutni, mert útközben bele fogsz rokkanni a túl sok munkába és megoldandó problémába.

Összességében ebben a fejlődési fázisban az ügyfél MINŐSÉGI CSERÉKKEL két dolgot kell elérned:

  1. Olyan ügyfélköröd legyen, akikkel szívesen dolgozol akár hosszú évtizedekig.
  2. Olyan áron dolgozzatok az ügyfeleknek, ami képes finanszírozni a megfelelő számú és minőségű munkatársi csapatot, a megfelelő színvonalú infrastruktúrát és még neked, a tulajdonosnak is legyen akkora osztalékod, amelyért érdemes egy könyvelő vállalkozást nap mint nap működtetni! 
 
Tehát az első fejlődési fázis egy mennyiségi fázis, ahol a megfelelő számú ügyfél elérése a cél (majdnem mindenáron, de a lehető leghamarabb), a második fázis pedig egy minőségi fázis, ahol a megfelelő minőségű és jövedelmezőségű ügyfélkör kialakítása a cél. 

3. A növekedés fázisa

A harmadik fázis maga a növekedés, ahol már elindulhat az ügyfélbázis és munkatársi csapat dinamikus fejlesztése, mert:

  1. egyrészről összeállt a könyvelőiroda rendszere (ügyviteli folyamatok, informatika, stb.) ahhoz, hogy újabb munkatársak felvételével tudjatok egyszerűen bővülni, őket gyorsan be tudjátok tanítani,
  2. és természetesen gond nélkül tudjátok őket finanszírozni is. 
 
Itt megjegyezném, hogy a második fázisban az ügyfélkör minőségének javítása azért is fontos, mert a jó minőségű ügyfélkör sokkal nagyobb arányban fog benneteket tovább ajánlani, és mivel a „hasonló, hasonlót ismer” elv nagyon jól működik, jó minőségű ügyfeleket fognak ajánlani. 

4. Kilépés az egykezes irányításból

A negyedik fázis a kilépés a „one man show”-ból, amikor könyvelőiroda vezetőként elengeded a napi szinten könyvelést. Ügyfeleink tapasztalatai alapján ehhez legalább 4-5 munkatársra van szükséged és kb. 80-100 ügyfélre. Az ügyfélszám természetesen erősen függ az ügyfelek típusától és nagyságától, pl. van olyan könyvelő iroda ügyfelünk, ahol 40 ügyfélre 7 munkatárs jut, de ők a ritkább eset. 

Ekkor már sokkal hatékonyabb, ha te nem könyvelsz, hanem:

    • ellenőrzöd munkatársaid munkáját,

    • tanácsadással foglalkozol (pl. meglévő ügyfeleid anyagát időnként auditálva proaktívan),

    • új ügyfelekkel tárgyalsz, és minősíted őket, hogy kit és mennyiért vállaljatok el,

    • új munkatársakat veszel fel és megszervezed a betanításukat, 

    • időnként régi ügyfelekkel tárgyalsz és ellenőrzöd a kapott szolgáltatás minőségét, “elmélyíted” a kapcsolatot velük,

    • vállalkozói (tehát nemcsak könyvelői) tudásod és kapcsolatrendszered fejleszted képzésekre, konferenciákra, szakmai, vállalkozói klubokba járással. 

Én mindezt úgy hívom, hogy egyre kevesebbet dolgozol a cégedben operatívan, napi ügyeken, viszont egyre többet dolgozol a céged működési rendszerének fejlesztésén. 

5. Ha akarod, akár el is adhatod

Az ötödik fázis a könyvelő vállalkozásod átadása vagy eladása. Idáig nagyon kevesen jutnak el. Ez már az-az állapot, amikor több hónapig is jól tud működni a könyvelő irodád nélküled, ehhez viszont már az kell, hogy legyen olyan senior munkatársad, aki operatívan el tudja vezetni a céget, és a tanácsadást is képes magas színvonalon elvégezni az ügyfelek számára.

Ezen a szinten vannak olyan könyvelőirodák, akik nemcsak 20-70 fősek, hanem akár többszáz munkatárssal rendelkeznek, pl. 2 ilyen nagy iroda éppen 2023-ban fúzionált és létrejött egy 300 fős, 4-5 milliárd Ft éves árbevételű “kis” könyvelő és tanácsadó cég. 

De nem azért érdemes idáig eljutni, hogy feltétlenül eladd a cégedet, hanem azért, mert ha már nem létszükséglet, hogy a vállalkozásodban napi szinten dolgozz, onnantól kezded igazán élvezni a munkát és az életet is!

De ez sem kényszer. Van olyan ügyfelünk, akinek 5 fős irodája van, 40 ügyfele, és 12-én délután már pecázik (mert készen vannak az áfával) és ő így boldog. Mert a nagy könyvelőiroda olyan nagyságrendű problémákkal tud járni, amivel nem mindenki tud megbirkózni, ezért véletlenül se érezd kényszernek, hogy a fenti fejlődési fázisokon mindenképpen végig kelljen menned. 

A 4. fejlődési fázisig feltétlenül érdemes eljutni, mert az élet ott sokkal könnyebbé és rugalmasabbá tud válni, de ahogy írtam, ezt akár már 4-5 munkatárssal el lehet érni. 

A lényeg, hogy a könyvelőiroda vállalkozásod olyan legyen, amilyet te szeretnél, mert a vállalkozás elsősorban egy eszköz, amelynek a te személyes céljaidat kell kiszolgálnia. És nem fordítva!

Összefoglaló

Ne azért dolgozz, mert muszáj, hanem azért dolgozz, mert örömet okoz! Én hiszek abban, hogy a boldogság alapja nem dolgok birtoklása, hanem az, hogy amit csinálunk, azt szeretjük csinálni. És egy sikeres vállalkozást vezetni nagyon élvezetes tud lenni, ha jól csinálják… 

Igyekeztem tömören összefoglalni egy könyvelőiroda fejlődési fázisait, a következő leckében viszont átadom a szót több könyvelőiroda vezetőjének, akik elmondják, ők hogyan is jutottak ki az első fázisból?

Találatok ( db)