Gondolj csak bele, hogy egy 30 milliós éves árbevételű vállalkozásban a forgalom 1%-a 300.000 Ft, de egy 300 milliósnál már 3 millió Ft, egy 3 milliárdosban már 30 millió Ft!
Vajon tudsz-e 1%-os pontossággal ösztönösen dönteni?
Ha 300 milliós céged van, és 5%-os pontossággal tudsz dönteni, belegondoltál-e már abba, hogy 15 millió Ft-ot kockáztatsz? Ok, mondhatod, de akkor hogyan és mi alapján hozzak döntéseket? Mai írásomban mutatok pár elrettentő és követendő példát…
PÁLYÁZAT-FETISISZTA VÁLLALKOZÓK
Van egy ügyfelem, aki szerszámgépeket forgalmaz, és nemrég mesélte nekem, hogy a vevői kb. 80%-ban érzés alapján vesznek meg 50-100 millió Ft értékű gépeket. Ebből az 50% pályázatmániás, aki inkább évekig vár a megfelelő pályázatra, majd megvesz egy olyan gépet, amelyre csak 50%-ban van szüksége, miközben ha megvenné azt a gépet, amit 100%-osan ki tud használni, továbbá pénzügyi lízingre, akkor egyrészről simán kitermelné a gép beszerzési költségét mire megjön a pályázat, másrészről sokkal több nyereséget termelne a magasabb kihasználtság miatt.
Nem véletlen, hogy a német gyártó KKV-knál a gépkihasználtság a duplája a magyarokénak, és emiatt a termelékenységük is jóval magasabb, mint magyar társaiké. Egy 300 millió Ft éves árbevétel feletti vállalkozásnál már kritikus a termelékenység, ezen múlik nemcsak a jövője, az innovációs képessége, de az export képessége is, mert alacsony termelékenységgel nem lehet versenyképes a nemzetközi piacon.
SZUPER AKCIÓS AUTÓFLOTTA
A másik példa egy régi ügyfelemnél történt, akik bevásároltak egy „haver autókereskedésben” 25 db 3,5 tonnás furgont, mert éppen nagyon jó akció volt rá. A cégnél volt ugyan egy műszaki ember, aki kézzel-lábbal ágált a furgonok ellen, mert tudta, hogy nem alkalmasak arra, amire megvették (1,5 tonnás teherbírású autókat valójában 3-4 tonnával terhelték), de senki nem hallgatott rá. A több milliárdos vállalkozás vezetője életében nem hallott még a TCO-ról (Total Cost of Ownership, magyarul teljes élettartam költség), ezért nem is gondolkodott abban, hogy összeszámolja a tervezett 5 év használat (ennyi időre lízingelték) alatt felmerülő összes költséget, beleértve még a használtkori értékvesztést is.
Ha a teljes élettartam költségét nézzük egy 3,5 tonnás furgonnak, akkor meg tudunk spórolni akciós vásárlás esetén 500e Ft-ot, viszont a nem megfelelő típus megvétele esetén milliókat bukhatunk. Ez történt ebben az esetben is, az autók nem bírták a kb. 1,5-2 tonnás túlterhelést, ezért 1 év után leégett kuplung, meghajlott alváz, 3 év után teljes műszaki totálkár lett az eredmény, miközben 5 évre volt a flotta lízingelve!
Évente 10 milliókat buktak az üzleten a finanszírozás végéig (az-az 5 évig), nem számolva a sok forgalom kiesést a menet közben lerobbant autók, ezért a késve késve leszállított áruk miatt.
MULTI ÜGYFELET KIRÚGÓ PÉKSÉG PÉLDÁJA
Ez a történet egy kb. 700 millió Ft forgalmú pékségről szól, amely tulajdonosai jó magyar vállalkozó módjára cashflowból menedzselték cégüket, az az, ha a hó végén minden költséget (benne a saját családit is) ki tudták fizetni, akkor minden rendben volt. Azt sem tudták pontosan, hogy havonta mennyi a bevételük és a kiadásuk, és igazából nem is érdekelte őket mindaddig, amíg jól ment a szekér. De egyszer csak eljutottak oda, hogy a munkatársaknak félig bejelentve is 30%-al kevesebb bért fizettek, mint a piaci átlag, és már a tulajdonosoknak sem volt profitja, magyarul „technikai” csődhelyzetbe kerültek.
Ekkor jöttem én, és elkezdtem először is összeszedni, majd elemezni a számokat (több szoftverből és Excel táblából kellett manuálisan kibányászni és konszolidálni őket). Ekkor derült ki, hogy:
- a naponta gyártott 500 termékből 250 hozza az éves árbevétel 3,4%-át,
- a vevők 66%-a hozza az éves árbevétel 2,7%-át,
- a csak pufferként tartott saját boltokban adják el a magas árrésű termékek 75%-át,
- és még sorolhatnám tovább, mit találtam
Első lépésként azt javasoltam, hogy mint a süllyedő hőlégballonból dobjuk ki a ballasztot. A termékek leépítése még ahogy ment, de a veszteséges vevőktől való megszabadulás annál nehezebben, kb. 1 év napi birkózás volt az alapító tulajdonossal. 1 év után azonban elérkeztünk oda, hogy a pénzügyi rendszert felfejlesztettük olyan szintre, ahol kiderült, hogy az évente 100 milliós értékben rendelő multi ügyfél számára is “caritas” tevékenységet végeznek, vagyis veszteségesen gyártanak neki!
Meglepetésemre mertek árat emelni, sőt, állni a sarat, amikor az ügyfél az elmenetelével fenyegetőzött és végül el is ment! 6 hónap múlva azonban visszajött, és szó nélkül megfizette azt az árat, amit kértek. Körülnézve a piacon rájött, hogy ilyen minőséget ennyiért nem kap mástól.
Második lépésként pedig 30% áremelést javasoltam, amit 7 kisebb lépésben 3 év alatt meg is tettek. Ma már ezt a pékséget alkalmazott ügyvezető vezeti, patyolatfehér pénzügyileg, a dolgozóinak piaci bért tud fizetni és még a tulajdonosoknak is marad tisztességes mennyiségű osztalék. Eközben az utóbbi 10 évben a magyar pékségek nagyobb része megszűnt!
A JÖVŐ MÁR ITT VAN: MESTERSÉGES INTELLIGENCIA ALAPÚ ELŐREJELZÉS
Románia egyik legnagyobb cégcsoportja az Ana Holding kipróbálta a Dyntell (egy debreceni szoftvercég) adatelemző rendszerét és odavannak a prediktív analitikáért, magyarul előrejelzésért! A cégcsoporton belül konkrétan az Ana Pan sütőüzem sütikkel és péksüteményekkel látja el a cégcsoport szállodáit, illetve sok saját tulajdonú pékséget és cukrászdát. Az Ana Pan szolgáltatja a Dyntellnek az adatokat a vállalatirányítási rendszeréből, a Dyntell csapat pedig előrejelzéseket küld nekik hetente, üzletekre bontva.
Miután aláírták a titoktartásit és megkapták az adatokat, elkezdték felderíteni, vajon mitől függhet a péksütemények fogyása Bukarestben és környékén: tehát összefüggéseket kerestek. A hét napjai mindig beszédesek, hiszen hétfőnként biztosan más vásárlási mintázatok vannak, mint szombatonként. Az időjárás és hőmérséklet ellenben nem bizonyultak olyan tényezőnek, amelyek hatással lennének a kifli fogyasztásra.
Triviális, de az iskolai szünetek, valamint egy hagyományosan ortodox keresztény területen a böjti időszakok komoly hatást gyakorolnak, és ezeken kívül számos egyéb faktort is találtak, amelyek így vagy úgy befolyásolták az egyes sütödei termékek vásárlását.
Az Ana Pan-nak azért fontos a jó előrejelzés, mert így éppen annyi terméket tudnak gyártani, amennyire igény van az adott boltban – ha többet gyártanának, akkor a meg nem vásárolt termékek kárba vesznek (visszáru), ha kevesebbet, akkor profitot hagynak az asztalon. Jelenleg éves szinten kb. 200 millió Ft-al többet takarítanak meg az ember által végzett előrejelzéshez képest, pedig még csak ~86%-os pontosságal tudják előrejelezni a másnapi fogyást. De a tanuló algoritmus révén egy egyre pontosabbá fog válni.
Jusson tehát eszedbe, amikor betérsz a sarki boltba kifliért, veszel egy papírtasakot és elkezded szedegetni a kifliket, hogy az Ana Pan-nál már pontosan tudják, hogy beleteszed-e azt az ötödik kiflit a tasakba vagy inkább zsömlét veszel helyette!
ADATELEMZÉS ALAPÚ DÖNTÉSHOZÁS VAGY VAKREPÜLÉS?
A román pékség sztorija pontosan megmutatja, hogy hol a tart a világ élvonala az adatelemzés alapú döntéshozásban (másnéven adatvezérelt döntéshozás), miközben a kisvállalkozók többsége még mindig érzésre vesz százmilliós gépeket, és csodálkozik, hogy képtelen kifehéríteni anyagilag a cégét, sőt, még a piaci piaci béreket sem tudja megfizetni, de erről már írtam egy részletes cikket.
Tudomásul kell venni, hogy már egy 300 milliós vállalkozásban is rengeteg pénzt veszítesz, ha érzésre hozod a döntéseidet, és nem tudod részletesen elemezni pl. a vevőket és a vásárlásaikat:
- ki, milyen kulcsszóra kereste fel a weboldalatokat?
- kik az ideális vevők, akiket kiemelten kell kezelni és miről lehet őket már korán felismerni?
- kik azok, akiknek még ajánlatot adni sem szabad, mert leszívják a véreteket, és miről lehet őket már korán felismerni?
- ki ,mikor, és mit vett, mit nem vett?
- mennyi ügyfélmegkeresés kell naponta/hetente/havonta ahhoz, hogy a megfelelő profitot termeljen a céged?
- mennyi ajánlatból mennyi megrendelés lesz (ajánlati konverzió)?
- ráadásul ismerni kellene, hogy egy ajánlatból mennyi idő alatt lesz megrendelés, hogy már a pénzügyi likviditásodat is előre tudd,
- mely üzletágak, vevőcsoportok és termékcsoportok nyereségesek és melyek veszteségesek?
És első lépésben ne is akarj mesterséges intelligenciát használni, a Excel táblázatkezelővel kell mélyebb barátságot kötni. Ahogy a repülésben is a pilóták nem a Boeing 747-essel kezdik a tanulást, hanem egy utasszállító pilótának is először egy kisgépre kell megszerezni a jogosítványt, ugyanígy neked cégvezetőként az Excellel kell jó barátságban lenni már a vállalkozásod indulásától és megtanulni a kontrolling alapjait is.
MI AZ A KONTROLLING?
Egy vállalkozáson belül a kontrolling dolga különböző pénzügyi kimutatásokkal segítenie a cégvezetést a megfelelő döntések meghozatalában. Ezt úgy éri el, hogy a kontrolling segít kategorizálni a bevételeket és a kiadásokat. Ennek segítségével nem csak három számot lát (bevétel, költség, eredmény), hanem ezeket láthatja pl. tevékenységek, üzletágak, ügyfelek, szolgáltatás/termékkategóriák szintjén.
Például a legtöbb klíma szereléssel foglalkozó vállalkozás vezetője nem tudja, hogy valójában három üzletága is van (kereskedelem, projektek, karbantartás), amelyeknek más-más költségei és megtérülése van, nem beszélve a három tevékenység egymást erősítő összefüggéseiről!
Már 50 milliós éves bevétel felett érdemes – de 300 millió felett létkérdés – látni vállalkozásod egyes tevékenységeinek különböző költségeit, azok mértékét. Enélkül nem látod azt, hogy a termékek és szolgáltatások önköltségén felül mekkora árrést kell még kitermelni, hogy egyáltalán nullán legyen a vállalkozásod.
Másképp fogalmazva elérje a fedezeti pontot.
Második rendkívül fontos feladata a kontrollingnak, hogy támogassa a korrekt árképzést. Igen, már árképzéskor eldőlhet, hogy a vállalkozásod nyereséges lesz-e, vagy veszteséges. Ha nincs árképzés kalkuláció a cégedben, csak érzésből áraztok (pl. kereskedő cégekben hány %-ot tesznek rá a beszerzési árra), akkor nagy eséllyel sokkal kevesebbet kerestek, mint precíz árazás esetén!
Egy szóval a kontrolling segít a termékek, szolgáltatások vagy projektek megfelelő árazásának kialakításában. Figyel arra, hogy az ár minden költséget a megfelelő mértékben tartalmazzon, majd azon felül akkora nyereséget is, amelyet a cég tulajdonosa szeretne elérni.
Egy milliárdos vállalkozás vezetőjeként, ha nem tudod pontosan értékesítési csatornánként, főbb termékcsoportonként az önköltséget, akkor vakon repülsz!
De már egy 100 milliós kisvállalkozás is komoly vagyont tárol a készleteiben, ezért érdemes tisztában lenni a készletekben lévő termékek elértéktelenedéséről (a készletezés költségei hány hónap alatt emésztik fel az árrést?), és még sorolhatnám mennyi mindent tudnia kellene egy cégvezetőnek napra pontosan. Nem rakétatudományról beszélek, mert a pénzügyi elemzés egy eléggé széleskörűen ismert dolog, multicég nem létezik nélküle, így szakember is bőven van a piacon.
Mindig lehet szidni a multikat, hogy milyen állami támogatásokat kapnak, meg hány 10 év előnyük van, de sajnos azt látom, hogy a magyar kisvállalkozások fejlődésének akadályai 90%-ban a tulajdonosaik fejében vannak! Egyszerűen nincs igényük professzionális cégvezetésre, profi kontrollingra, és csodálkoznak, hogy esélyük sincs a multik ellen, bezzeg az ország gázszerelőjét azt tudják szidni.
Pedig ma már minden tudás rendelkezésre áll, hogy cégvezetőként a döntéseidet ne 80-90%-ban hozd ösztönösen, érzésből, hanem csak 30%-ban. Nem arról beszélek, hogy nem jó az ösztönös cégvezetés, hanem arról, ha nagyrészt ösztönösen vezeted a vállalkozásodat az nem jó. Adatelemzés nélkül egyszerűen képtelenség olyan termelékenységet elérned, amely révén pénzügyileg ki tudod fehéríteni a vállalkozásodat és meg tudod fizetni a piaci munkabéreket.
HOL KEZDJEM?
Ehhez pedig az első lépés, hogy a vállalkozásodnak legyen egy ügyviteli szoftvere (számlázás, készletkezelés, munkalapok, stb.), egy CRM rendszere (Customer Relationship Management, magyarul ügyfélkapcsolatkezelő) és egy Cashbookja, amely révén naprakész online kapcsolatban lehetsz a könyvelővel. Ekkor minden fontos tranzakció egy rendszerben kerül nyilvántartásra, amely adatokat első lépésben egy Excel táblázat segítségével lehet elemezni, később pedig komolyabb elemző szoftvert tudsz használni (akár mesterséges intelligencia alapút), mint pl. Microsoft Power BI.
De a mesterséges intelligencia számára struktúrált adatok és nagyon nagyon sok adat szükséges, ezt pedig a 3 fenti rendszer tudja szolgáltatni több évnyi működés/adatgyűjtés után.
Ha már ott tart a vállalkozásod, hogy eléritek az 1 milliárdos éves árbevételt, akkor a következő szintre lehet lépni, az ügyviteli szoftvert és a Cashbookot le lehet cserélni vállalatirányítási rendszerre (a CRM-et nem, mert a vállalatirányítási rendszerek beépített CRM-je csak CRM-nek van csúfolva), és a könyvelőnek is a vállalatirányítási rendszerben kell távoli eléréssel dolgoznia, de ennek beruházási költsége már tízmilliókra rúghat (20-nál kezdődik…), így nem éri meg túl korán belevágni.
Szóval az első lépés az adatvezérelt döntések felé egy jó ügyviteli szoftver, egy CRM rendszer és a Cashbook.
